Navrhovanie organizačných štruktúr: metódy, princípy, etapy a prvky

Navrhovanie organizačných štruktúr je postupná metodika, ktorá identifikuje nefunkčné aspekty pracovného toku, postupov a systémov, obnovuje ich v súlade s aktuálnou obchodnou realitou a cieľmi a potom vypracúva plány na implementáciu nových zmien. Tento proces je zameraný na zlepšenie technickej aj personálnej časti podnikania.

Pre väčšinu spoločností vedie proces navrhovania k výraznejšiemu zlepšeniu organizácie, zlepšeným výsledkom (ziskovosť, zákaznícky servis, interné operácie) a zamestnancom, ktorí sú oprávnení a odhodlaní podnikať.

Charakteristickou črtou procesu navrhovania je integrovaný a holistický prístup k zlepšovaniu organizácie, ktorý ovplyvňuje všetky aspekty firemného života, takže pri vývoji správnej metodiky môžete dosiahnuť nasledujúce výhody:

Vynikajúci zákaznícky servis.
Zvýšenie ziskovosti.
Znížené prevádzkové náklady.
Vylepšená účinnosť a čas cyklu.
Kultúra angažovaných a angažovaných zamestnancov.
Jasná stratégia pre riadenie a rozvoj vášho podnikania.

Dizajn sa týka integrácie ľudí s hlavnými obchodnými procesmi, , technológie a systémy. Dobre navrhnutá organizácia zaisťuje, že tvar spoločnosti zodpovedá jej cieľu alebo stratégii, spĺňa výzvy spojené s realitou podnikania a výrazne zvyšuje pravdepodobnosť, že kolektívne úsilie ľudí bude úspešné.

Ako spoločnosti rastú a úlohy sa stávajú zložitejšími vo vonkajšom prostredí, obchodné procesy, štruktúry a systémy, ktoré kedysi fungovali, sa stávajú prekážkami efektívnosti, služieb zákazníkom, morálky zamestnancov a finančnej ziskovosti.

Organizácie, ktoré nie sú pravidelne aktualizované, trpia príznakmi, ako sú:

Neefektívny pracovný postup s poruchami a krokmi bez pridanej hodnoty.
Nadmerné úsilie ("nemáme čas urobiť niečo správne, ale máme čas to urobiť znova").
Roztrieštená práca s malou pozornosťou k dobru vo všeobecnosti.
Nedostatok vedomostí a orientácia na zákazníka.
Nedostatok zodpovednosti ("nie je to moja práca").
Zakrývajte a obviňujte, neidentifikujte a neriešte problémy.
Oneskorenia v rozhodovaní.
Ľudia nemajú informácie ani autoritu na riešenie problémov.
Vedenie, nie frontová línia, je zodpovedná za riešenie problémov, keď sa niečo pokazí.
Trvá to dlho, kým niečo urobíte.
Systémy sú zle definované alebo posilňujú nesprávne správanie.
Nedôvera medzi zamestnancami a vedením.

Použité metódy

Je dôležité vziať do úvahy, že sú zapojené rôzne interakčné systémy. Aj keď sa proces navrhovania organizačných štruktúr prispôsobuje veľkosti, zložitosti a potrebám každej firmy, neobmedzuje sa to iba na interné požiadavky vyššieho manažmentu. Každá cesta riešenia je vypracovaná individuálne. Samotný systém je založený na nasledujúcich metódach, ktoré budú uvedené nižšie.

1. Charta plánovacieho procesu

Ako vrcholoví manažéri ste sa spojili, aby ste prediskutovali aktuálne obchodné výsledky, stav firmy, environmentálne požiadavky, ako aj potrebu začať s takýmito. Aké sú ďalšie kroky? Stanovili ste chartu pre proces navrhovania organizačných štruktúr. Zahŕňa "Dôvod zmeny", požadované výsledky, objem, alokáciu zdrojov, načasovanie, účasť, komunikačnú stratégiu a ďalšie parametre, ktorými sa bude projekt riadiť.

Z času na čas môže vedenie prejsť buď strategický proces proces plánovania alebo proces rozvoja tímu pred začatím iniciatívy na zmenu projektu v závislosti od toho, ako jasne rozumejú svojej stratégii a ako dobre spolupracujú ako tím.

2. Vypracovanie novej politiky

Riadiaci tím (alebo iní zamestnanci, ktorí boli pozvaní na účasť na procese) sa pozerajú dopredu a navrhujú organizačné štruktúry, ktoré obsahujú odporúčania pre "ideálnu budúcnosť". Na tejto úrovni kroky v tomto procese zahŕňajú nasledujúce body:

Definovanie Základného Organizačného Princípu.
Optimalizácia hlavných obchodných procesov, ktoré vedú k výnosom alebo výsledkom pre zákazníkov.
Dokumentácia a štandardizácia postupov.
Organizovanie ľudí okolo hlavné procesy. Určenie počtu zamestnancov, vyžaduje sa pre hlavná práca.
Definovanie úloh, funkcií a zručností. Aké sú metriky výkonnosti pre každú tímovú funkciu? Ako sú hodnotené a brané na zodpovednosť?
Identifikácia potrieb vybavenia, plánovanie a personálne obsadenie rôznych skupín a oddelení v celej organizácii.
Definovanie podporných zdrojov (financie, Predaj, personál), misie, personálu a miesta, kde by sa mali nachádzať.
Definovanie riadiacej štruktúry, ktorá poskytuje strategickú, koordinačnú a operačnú podporu.
Zlepšenie systémov koordinácie a rozvoja (prijímanie, školenie, , odmena, , výmena informácií, stanovenie cieľov).

V určitom okamihu sa proces návrhu zmení na plánovanie prechodu, pretože sa stanovia kritické dátumy implementácie a vytvoria sa konkrétne akčné plány na implementáciu nového projektu.

A kľúčovou súčasťou tohto kroku je informovať ostatných členov organizácie o pokroku. Bol vypracovaný komunikačný plán, ktorý učí ľudí, čo sa deje. Vzdelávanie prináša povedomie a začlenenie každého je na začiatku záväzku.

3. Realizácia projektu

Teraz je úlohou uviesť projekt do života. Metódy navrhovania organizačných štruktúr by mali vždy obsahovať prvky implementácie. Bez nich sa úlohy nebudú vykonávať. Ľudia sú organizovaní do prirodzených pracovných skupín, ktoré sa učia novému plánu, tímovým zručnostiam a formovaniu iniciatívnych skupín. Skúmajú sa nové pracovné roly a nadväzujú sa nové vzťahy v rámci jednotky aj mimo nej.

Zariadenia a technické prostriedky sú preskupené. Systémy odmeňovania, systémy zvyšovania efektívnosti, výmena informácií, systémy rozhodovania a riadenia sa zmenili a upravili. Čiastočne sa to dá urobiť rýchlo. Niektoré spoločnosti môžu vyžadovať podrobnejšie informácie a môžu sa implementovať počas dlhšieho časového obdobia.

Základné princípy

Metódy návrhu organizačnej štruktúry vykonávajú rôzne obchodné funkcie. Sú navrhnuté tak, aby uspokojili konkrétne motívy. Malo by sa vyvinúť úsilie aj na zosúladenie organizačnej štruktúry s meniacimi sa potrebami. Dobrý systém nielen uľahčuje komunikáciu, ale prináša aj efektivitu v rôznych segmentoch. Preto je dôležité pri vývoji venovať pozornosť zásadám.

1. Podpora efektívnosti

Navrhovanie organizačnej štruktúry podniku zahŕňa niektoré pozitívne prvky pre zamestnancov. V reakcii na to môžete získať pozitívnu odpoveď od zamestnancov. Hlavným účelom organizačnej štruktúry je priniesť efektívnosť rôznym funkciám. Systematická práca nenechá nič náhodné a každá akcia bude koordinovaná tak, aby bola vykonaná na maximum.

Členovia organizácie sa snažia maximalizovať produkciu tovarov a služieb z daných zdrojov. Vynakladá sa úsilie na systematické, racionálne a koordinované úsilie na kontrolu rôznych odpadov a strát. Na zabezpečenie efektívnosti operácií sú navrhnuté rôzne organizačné modely. Sú odhodlaní dosiahnuť svoje ciele.

2. Spojenie

Návrh organizačnej štruktúry podniku zahŕňa aj okamih vytvárania kontaktov vo všetkých oddeleniach. Komunikácia je problém číslo jedna v každej organizácii. Dobrá štruktúra poskytuje správny komunikačný kanál medzi ľuďmi pracujúcimi v Organizácii. Nadviazané vzťahy pri podávaní správ a hierarchia tých, ktorí podávajú správy, sú tiež uvedené v dobrej štruktúre. Je potrebný horizontálny, vertikálny a bočný komunikačný proces, ktorý sa vykonáva dobre naplánovanou štruktúrou.

3. Optimálne využitie zdrojov

Správne rozdelenie zdrojov tiež pomáha pri ich optimálnom využívaní. Navrhovanie organizačnej štruktúry organizácie priraďuje aktivitám dôležitejšie miesto na dosiahnutie spoločných cieľov. Činnosti sa umiestňujú podľa ich dôležitosti v systéme a poskytujú sa vhodné odporúčania na prideľovanie zdrojov. Optimálna alokácia aktív je dôležitá pre rast podnikania.

4. Spokojnosť s prácou

Dobrý návrh organizačnej štruktúry organizácie zabezpečuje jasnú rozdelenie zodpovednosti a zodpovednosti rôznych ľudí pracujúcich v podnikaní. Pracovné miesta sa prideľujú podľa ich vedomostí, skúseností a špecializácie. Ľudia dostanú príležitosť vysvetliť svoju prácu. Keď sú ľudia schopní pracovať v stanovených medziach, bude z práce spokojnosť.

5. Kreatívne myslenie

Princípy navrhovania organizačných štruktúr môžu zahŕňať položku voľne plánovať a vykonávať svoju prácu. To umožňuje človeku premýšľať a vyvíjať nové a lepšie spôsoby plnenia úloh. Organizačná štruktúra sa snaží umiestniť ľudí na miesta, kde sú najvhodnejšie. Mnoho ľudí prispelo k rozvoju manažérskeho myslenia prostredníctvom svojej kreativity v určitej časti spoločnosti.

6. Jednoduchosť riadenia

Princípy navrhovania organizačných štruktúr sú tiež založené na optimalizácii tohto procesu. Je ich veľa ľudia pracujúci v podnikaní. Ich funkcia by mala byť definovaná a zodpovednosti budú rozdelené podľa požiadaviek organizácie. Dobrá štruktúra pomôže nadviazať vzťahy medzi ľuďmi pracujúcimi na rôznych pozíciách. Organizačný systém - je mechanizmus, prostredníctvom ktorého manažment riadi, koordinuje a riadi činnosti rôznych jednotlivcov.

Dobre premyslená štruktúra pomôže manažmentu aj podnikaniu. Je zaručené, že žiadna činnosť nezostane bez dozoru a práca sa rozdelí podľa schopností osôb, ktoré ju vykonávajú. Dobre premyslené fázy navrhovania organizačnej štruktúry sú veľkou pomocou pre dobré riadenie. Zvážte ich.

Fázy návrhu

Vytvorený systém musí spĺňať požiadavky podniku. To by malo zabezpečiť optimálne využitie práce a rôzne funkcie by sa mali vykonávať správne. Potrebné sú harmonické vzťahy medzi ľuďmi na rôznych pozíciách. Návrh konštrukcie je dôležitou úlohou, ktorú je potrebné starostlivo premyslieť. Hlavné body, pre ktoré sa pripravuje úplné plánovanie, budú uvedené nižšie.

Fáza 1: Definícia činnosti

Mali by sa definovať činnosti, ktoré je potrebné vykonať na dosiahnutie cieľov spoločnosti. Je tiež potrebné definovať funkcie, ktoré sa musia vykonávať na dosiahnutie rôznych cieľov, a činnosti spojené s týmito funkciami. Bez tejto fázy navrhovania organizačnej štruktúry nebudú manažéri schopní dosiahnuť požadovaný výsledok.

Hlavný činnosť sú rozdelené do niekoľkých poddruhov každého odvetvia. Pri definovaní typov by malo majte na pamäti, že žiadny z nich sa nevyhol duplicite akcií a rôzne funkcie sa vykonávajú koordinovaným spôsobom.

Fáza 2: zoskupenie činností

Úzko súvisiace a podobné činnosti sú zoskupené pre oddelenia a rôzne priemyselné odvetvia. Koordináciu medzi činnosťami je možné dosiahnuť iba správnou akumuláciou. Zoskupené aktivity je možné priradiť k rôznym pozíciám. Vydávanie pokynov jednotlivcom vytvára autoritu a zodpovednosť. Takýto faktor navrhovania organizačných štruktúr umožňuje zvýšiť dôležitosť konkrétneho zamestnanca. Právomoc sa deleguje na nižšie úrovne rôznych oddelení a stanovuje sa zodpovednosť.

Fáza 3: delegovanie právomoci

Delegovanie je administratívny proces, keď ľudia robia niečo iné a kladú na nich zodpovednosť. Keď sa v Organizácii vytvoria rôzne pozície, týmto ľuďom sa pridelí práca. Na vykonanie práce je potrebná autorita. Právomoci sa delegujú na rôzne osoby v súlade s rozdelením zodpovednosti. Konečná fáza navrhovania organizačnej štruktúry riadenia by to mala jasne odrážať. V procese prideľovania úlohy v organizácii sa vytvárajú právomoci, systém, ktorý určuje, kto bude s kým formálne komunikovať.

Vlastnosti dobrého systému

Návrh organizačnej štruktúry predpokladá, že vytvorené zariadenie musí spĺňať rôzne potreby a požiadavky spoločnosti. Treba mať na pamäti, že každý podnik má svoju vlastnú jedinečnú formu riadenia. Ak vezmeme do úvahy funkcie ako celok, zovšeobecňujúce, budú vyzerať nižšie.

1. Jasná línia autority

Základy navrhovania štruktúr organizačného riadenia začínajú vytvorením základnej hierarchie. Zhora nadol by mala byť jasná línia sily. Prenos právomoci by sa mal vykonávať postupne a v súlade s povahou pridelenej práce. Každý v organizácii by mal mať úplné pochopenie práce a právomocí delegovaných na konkrétnu osobu. Pri absencii tejto jasnosti dôjde k zmätku, sporom a konfliktom.

2. Primerané delegovanie právomoci

Úlohy navrhovania organizačných štruktúr navyše zahŕňajú kompetentné rozdelenie zodpovedností. Delegovanie právomoci musí zodpovedať stanovenej zodpovednosti.

Ak nie je dostatok energie na prijatie pridelenej úlohy, práca nebude dokončená. Niekedy manažéri prideľujú úlohy podriadeným bez toho, aby im dali náležitú autoritu, čo naznačuje nedostatok rozhodovací z ich strany. Neadekvátne úlohy spôsobia podriadeným problémy, pretože nemusia byť schopní splniť stanovenú požiadavku.

z 3. Menej úrovní riadenia

Prvky návrhu organizačnej štruktúry by mali vylúčiť zložité schémy. Pokiaľ je to možné, je potrebné znížiť, ale v rozumných medziach, úrovne riadenia. Čím väčší je počet týchto úrovní, tým viac oneskorení pri manipulácii. Prenos rozhodnutí zhora nadol bude trvať dlhšie.

Podobne informácie z nižších úrovní budú trvať dlho, kým sa dostanú na vrchol. Počet úrovní riadenia závisí od povahy a rozsahu operácií. Pre každý problém nie je možné špecifikovať žiadny konkrétny počet štruktúr, malo by sa však vyvinúť úsilie na ich minimalizáciu. Táto optimalizácia zníži čas strávený.

4. Rozsah ovládania

Proces navrhovania organizačné riadiace štruktúry mali by zahŕňať aj funkcie dohľadu. Stupeň dohľadu sa vzťahuje na počet ľudí, ktorých môže manažér priamo ovládať. Osoba by mala sledovať iba počet podriadených, s ktorými môže priamo komunikovať.

Počet ľudí, ktorí sa majú monitorovať, nie je možné stanoviť všade, pretože to bude závisieť od povahy práce. Je potrebné vyvinúť úsilie na zabezpečenie monitorovania dobre riadenej skupiny, inak dôjde k neefektívnosti a nízkej produktivite.

5. Jednoduchosť a flexibilita

Prístupy k navrhovaniu organizačných štruktúr by nemali byť komplikované. Nepridávajte zbytočné úrovne kontroly. Dobrá štruktúra by sa mala vyhnúť nejednoznačnosti a zmätku. Systém musí byť tiež flexibilný, aby sa prispôsobil meniacim sa potrebám.

Môže dôjsť k rozšíreniu alebo diverzifikácii, čo by si vyžadovalo reklasifikáciu zodpovedností a zodpovedností. Organizačná štruktúra by mala byť schopná začleniť nové zmeny bez úpravy hlavných prvkov. To vám umožní nezmeniť všetky predtým zavedené ustanovenia.

Základné prvky

Analýza návrhu organizačnej štruktúry by mala ukázať stratégiu nasadenia talentov v spoločnosti. To, či toto nasadenie dosiahne obchodný cieľ, závisí čiastočne od sily celého interného systému. Organizačný projekt vytvára pracovné vzťahy medzi ľuďmi, stanovuje hranice zodpovednosti a určuje, kto je komu zodpovedný.

Existujú niekoľko spôsobov štruktúry spoločnosť. Správne princípy navrhovania štruktúr organizačného riadenia vychádzajú z potrieb a ašpirácií spoločnosti. Na základe toho propagujú správnych ľudí.

1. Stratégia

Najlepší prístup k organizačnému projektu zohľadňuje strategické plány spoločnosti. Takéto udalosti medzitým vyplývajú z vízie spoločnosti. Poslanie-dôvod existencie podniku - jeho účel.

Vízia je najvyšším úspechom spoločnosti, implementáciou stanovených úloh. Celá stratégia sa snaží realizovať víziu a organizačná štruktúra by mala tieto snahy podporovať. Napríklad spoločnosť, ktorá sa rozhodla vstúpiť na zahraničné trhy, sa môže zlúčiť do geografických divízií. Zmeny v stratégii si vyžadujú aktualizovaný štrukturálny projekt

2. Faktory životného prostredia

Podnikateľské prostredie, v ktorom zamestnanci pracujú, nemôžu organizační dizajnéri ignorovať. Nepredvídateľný, rýchlo sa meniaci systém si vyžaduje flexibilitu, prispôsobivosť a medziagentúrnu spoluprácu.

V takejto situácii návrh organizačnej štruktúry riadenia podniku mechanického typu obmedzí obratnosť a schopnosť zamestnancov reagovať. Namiesto toho môžu vývojári vybudovať organický horizontálny systém, ktorý zosúlaďuje úrovne riadenia a decentralizuje rozhodovací proces. Stabilné prostredie zároveň umožňuje použitie ovládacích prvkov, dobre definovaných úloh a centralizovaného výkonu v mechanickej štruktúre s vertikálnymi úrovňami zvyšujúceho sa výkonu.

3. Veľkosť spoločnosti

Malé podniky s malým počtom ľudí často vykonávajú rôzne funkcie, správajú sa neformálne a nepíšu veľa pravidiel. Keďže spoločnosť vzniká organicky, bolo by chybou pokúsiť sa na ňu uvaliť formálnu mechanickú štruktúru. Návrh organizačnej štruktúry a systému by v tomto prípade nemal zahŕňať imperatívne a konzervatívne prvky vykonávania vnútorných činností.

Bude to zbytočná akcia. Zbytočná byrokracia môže zabrániť vykonávanie operácií. Veľké organizácie potrebujú väčšiu kontrolu a dohľad. Mechanická štruktúra vytvára jasnú zodpovednosť a zodpovednosť, a preto je vhodná pre spoločnosti s veľkým počtom zamestnancov.

4. Vek spoločnosti

Na začiatku života spoločnosti poskytuje jej malá veľkosť organické štrukturálne vlastnosti, ktoré podporujú flexibilitu a efektívnosť. Ako sa spoločnosť rozvíja a rozširuje, začína:

mechanizovať, pridávať pravidlá, politiky a postupy;
od nastavenia jasne definovaných úloh.;
implementujte rozsiahle interné systémy riadenia a príkazové reťazce.

Stručne povedané, zrelosť plodí byrokraciu. Čím je spoločnosť staršia, tým je pravdepodobnejšie, že vnútorný systém bude ťažkopádny, čo vytvorí prekážku pre inovácie, prispôsobivosť a rýchle reakcie. Proces navrhovania organizačnej štruktúry by mal brať do úvahy mieru, do akej sa stará spoločnosť musí reštrukturalizovať, aby znížila svoj mechanizovaný systém. V opačnom prípade môžu vzniknúť vážne manažérske a personálne problémy.

Štrukturálne projekty

Štrukturálne projekty majú svoje výhody a nevýhody, takže vývojári by mali starostlivo premýšľať o každom kroku. Dve spoločné témy sú funkčné a divízne divízie. Funkčná štruktúra vytvára oddelenia v súlade s činnosťami, ako sú výroba, marketing a financie.

Zoskupené činnosti zvyšujú efektivitu, ale môžu viesť k prekážkam medzi oddeleniami. Štruktúra divízie zoskupuje ľudí podľa produktu, zákazníka alebo geografickej polohy, v skutočnosti vytvára malé spoločnosti s vlastnými marketingovými, finančnými a výrobnými schopnosťami. Vďaka tomu sú divízie zamerané a pohotové, ale duplikujú obchodné aktivity medzi divíziami a v rámci spoločnosti ako celku.

Schéma kontrolných typov

Organizačný diagram je vizuálne znázornenie formálneho typu dizajnu. Plán ukazuje štruktúru organizácie, vzťahy a úrovne relatívnej polohy každého odvetvia. To pomáha organizovať pracovisko a načrtáva smer kontroly pre podriadených.

Dokonca aj malá firma pozostávajúca z jednej osoby môže použiť nejaký druh organizačnej schémy, aby zistila, aké funkcie je potrebné vykonať. Takéto plánovanie a štruktúry videnia práca a pomáha realizovať všetky úlohy a riešiť vznikajúce komunikačné problémy.

Organizačné schémy ponúkajú nasledujúce výhody:

Efektívny prenos organizačných, servisných a firemných informácií.
Umožniť manažérom rozhodovať o zdrojoch, poskytovať základ pre riadenie zmien a prenos prevádzkových informácií v celej organizácii.
Všetko, čo sa v podnikaní musí stať, je transparentné a predvídateľné.
Poskytnite rýchlu výmenu formálnej hierarchie v podnikaní.
Hovorí všetkým v Organizácii, kto je za čo zodpovedný a kto sa komu hlási.

Existuje samozrejme niekoľko obmedzení pre organizačné typy dizajnu:

Sú statické a nepružné, často zastarané, pretože firmy sa menia a prechádzajú fázami rastu.
Nepomáhajú pochopiť, čo sa v neformálnej organizácii skutočne deje. Realita je taká, že organizácie sú často dosť chaotické.
Nedokážu sa vyrovnať s meniacimi sa hranicami firiem v dôsledku outsourcingu, Informačné Technológie, strategických aliancií a sieťovej ekonomiky.

V počiatočných fázach sa podnik môže rozhodnúť nevytvoriť formálnu organizačnú štruktúru. Spoločnosť však musí existovať aj bez jasne definovaného plánu, aby mohol byť priebeh vývoja úspešný. Väčšina malých podnikov považuje organizačné schémy za užitočné, pretože pomáhajú vlastníkovi alebo manažérovi sledovať rast a zmeny v každom odvetví a smere.

Záver

Takýto prístup s dizajnom vedie k výraznému zlepšeniu kvality, služieb zákazníkom, skráteniu času cyklu, zníženiu obratov a absencií, zvýšeniu produktivity z 25 na najmenej 50%. Dobrou správou je, že plán je možné použiť pre takmer akýkoľvek typ a veľkosť podnikania. Čas potrebný na dokončenie návrhu sa líši v závislosti od povahy, veľkosti a zdrojov firmy. Veľké a zložité projekty je možné dokončiť v priebehu niekoľkých dní. Malé firmy vyžadujú oveľa menej času a zdrojov.