Horizontálne spojenia: koncepcia, štruktúra riadenia, typy komunikácie a interakcie

Jedným z moderných trendov v manažmente je organizácia riadenia podľa typu horizontálnych väzieb. Takáto štruktúra sa vyznačuje znížením počtu rozhodnutí, ktoré sa prijímajú na najvyššej úrovni, čím sa zamestnancom nižších úrovní udeľujú širšie právomoci. V dôsledku toho sa zvyšuje schopnosť reagovať na nové problémy a situácie. Takýto systém má však aj nevýhody. Určitým problémom je výber iniciatívneho personálu schopného samostatne stanovovať a riešiť úlohy.

Všeobecná koncepcia

V každej organizácii by sa mala vykonávať koordinácia činností zamestnancov a oddelení. Interakcia medzi nimi a manažmentom určuje súbor stabilných vzťahov, ktoré zabezpečujú dobre koordinovaný mechanizmus, koordináciu rolí a funkcií. Súbor odkazov umiestnených na rovnakej úrovni hierarchie predstavuje úroveň riadenia.

Hlavné typy odkazov sú tieto:

• Horizontálne ovládacie odkazy. Tento koncept charakterizuje vzťah medzi rovnakou úrovňou riadiacich jednotiek alebo členov podniku.
• Vertikálne spojenia. Spájajú rôzne hierarchické úrovne a tvoria rozdelenie právomocí. Ich hlavným účelom je prenos administratívnych (zhora nadol) a spravodajských (zdola nahor) informácií. Tento typ vzťahu je typický pre veľké organizácie. Príkladom idealizovanej verzie je štátny systém vlády v sovietskej ére, postavený na základe federalizmu a unitarizmu.

Horizontálne a vertikálne riadiace prepojenia interagujú v jednom podnikovom prostredí. Prvý z nich prispieva k posilneniu druhého a pomáha organizácii ako celku stať sa stabilnejšou, keď vonkajšie a vnútorné zmena. Úlohou vertikálnych spojení je systematizácia rôznych foriem horizontálneho, prenos administratívnych a reportovacích informácií, zabezpečenie stability.

Funkčné a lineárne spojenia

Vertikálne a horizontálne spojenia v organizácii môžu byť lineárne a funkčné. Prvý typ je charakterizovaný skutočnosťou, že vedúci divízie alebo organizácie vykonáva priamu kontrolu nad podriadenými (vertikálna hierarchia). Výhody lineárnej schémy riadenia sú nasledujúce:

• prehľadnosť a jednoduchosť stanovovania úloh a monitorovania ich plnenia;
• rýchle rozhodovanie;
• súdržnosť práce výkonných umelcov.

Nevýhody zahŕňajú:

• manažérske a informačné preťaženie manažéra;
• potreba vysoko kvalifikovaného manažéra;
• nedostatočná manažérska flexibilita v meniacich sa vonkajších podmienkach.

Pri budovaní funkčných vertikálnych a horizontálnych väzieb v organizácii sa rozhodnutia manažmentu prijímajú na úrovni poradného charakteru. Najjednoduchšia schéma odrážajúca tento typ riadenia je dvojúrovňová divízia. Môže sa používať iba v malých podnikoch. Každá štrukturálna jednotka (marketingové oddelenie, inžinierska a technická služba, výroba, financie a účtovníctvo, personálny manažment) má svoj vlastný špecifický súbor úloh a funkcií a jej špecialisti sú zodpovední za úzku časť práce.

Lineárne funkčné riadenie

K dispozícii je tiež kombinovaná lineárna funkčná schéma riadenia, ktorá kombinuje vlastnosti lineárnych a funkčných vzťahov. Informácie a rozhodnutia oddelení sa oznamujú prostredníctvom líniových manažérov aj na úrovni jednotlivých výkonných umelcov a služieb. Jeho výhody sú:

• podpora profesionálneho rastu v rámci riadiacej štruktúry;
• vysoká úroveň kompetencie funkčných manažérov vzhľadom na ich špecializáciu;
• zlepšenie konzistentnosti práce v riadení personálu, zdrojov, kvality, výroby a ďalších oblastí;
• zníženie počtu opakujúcich sa funkcií pre výkonných umelcov rôznych oddelení.

Nevýhody takejto schémy zahŕňajú:

• nedostatok kvalitných horizontálnych väzieb medzi štruktúrami organizácie;
• riziko nezhôd v záujmoch a cieľoch medzi divíziami;
• potreba zaviesť ďalších manažérov stredného manažmentu;
• nízka flexibilita interakcie medzi zamestnancami riadiaceho aparátu v dôsledku prítomnosti formálnych postupov a pravidiel;
• nízky záujem o inovácie.

Použitie takejto schémy je racionálne v rámci malých a stredne veľké organizácie.

Schéma divízneho riadenia

Veľké spoločnosti čoraz viac využívajú divízny prístup-štruktúru riadenia produktov, v ktorom každá z divízií vyrába tovary alebo služby zamerané na rôzne trhy. V každej divízii existujú funkčné služby a systém horizontálnych väzieb.

Riadenie divíznych štruktúr sa vykonáva pomocou ďalších stredných úrovní. Rast vertikálnej hierarchie s na jednej strane , pomáha vedeniu spoločnosti sústrediť sa na strategické činnosti a na druhej strane pomáha porovnávať spoločné ciele s cieľmi jednotlivých divízií. Ak sú medzi nimi centrálne rozdelené materiálne, finančné a pracovné zdroje, môže dôjsť ku konfliktu záujmov.

Hlavné rysy

Horizontálne spojenia majú charakter koordinácie, čo prispieva k produktívnej interakcii podnikových štruktúr pri riešení problémov, ktoré medzi nimi vznikajú. Pomáhajú rozvíjať nezávislosť a iniciatívu zamestnancov. Nie všetci ľudia sú však pripravení preukázať tieto vlastnosti, takže pri výbere personálu na implementáciu takejto schémy riadenia existuje určitý problém.

Horizontálne väzby v Organizácii odrážajú úroveň špecializácie činností zamestnancov a sú zamerané na rozlišovanie funkcií. Čím viac druhov práce si vyžaduje špeciálne vedomosti a zručnosti, tým zložitejší je komunikačný systém.

Pri opise takejto štruktúry riadenia sa používajú aj tieto pojmy:

• Pokrytie kontroly-počet podriadených, ktorí sa musia hlásiť tomu istému nadriadenému.
• Funkcionalizácia-interakcia medzi vrcholovými, strednými a nižšími manažérmi.
• Geografická deľba práce. Ak v organizácii existujú regionálne divízie, výrazne to komplikuje štruktúru vertikálnych a horizontálnych väzieb. Koordinácia akcií a ich kontrola je tiež zložitá.

Horizontálne spojenia slúžia ako druh motivačného zdroja. Nie je možné zabezpečiť vertikálny kariérny rast pre všetkých zamestnancov organizácie. Úloha horizontálnych vzťahov v moderný systém riadenia má povzbudiť zamestnanca, aby vykonával viac povinností v rámci jednotky a robil to na najvyššej úrovni. Vďaka tomu sa môže posunúť po kariérnom rebríčku na ďalší krok hierarchie.

Rozdiel medzi horizontálnymi väzbami je v tom, že ich nemožno presne formalizovať, to znamená opísať pravidlá vzťahov, rozdelenie funkcií a rolí, pretože vznikajú medzi oddeleniami a zamestnancami, ktorí nie sú priamo podriadení. Vo väčšine prípadov sa na vytvorenie takýchto väzieb používajú Neformálne procesy, ktoré zlepšujú činnosti spoločnej, formálne vybudovanej štruktúry.

Základné formuláre

Najbežnejšie formy horizontálnej komunikácie v riadiacej štruktúre organizácie sú:

• priame kontakty medzi vedúcimi oddelení;
• horizontálny prechod zamestnancov;
• vytvorenie dočasných skupín na riešenie konkrétneho problému alebo realizáciu projektu;
• na vytvorenie stálych skupín na odstránenie pravidelne sa vyskytujúcich problémov;
• vytvorenie ďalších štruktúr pre integráciu a riadenie horizontálnych procesov;
• zavedenie duálneho systému zodpovednosti do štruktúry funkčného riadenia. Projektový manažér spolupracuje so špecialistami, ktorí sa mu priamo nehlásia. Zodpovednosť sa vzťahuje na kritické momenty, ktoré musia byť splnené podľa určitého programu.

Priamy kontakt s manažérmi

Príkladom priameho kontaktu medzi manažérmi môže byť nasledujúca situácia. Nákupný obchod prekročil plán. Ďalšia dielňa, mechanická montáž, sa v súčasnosti nedokáže vyrovnať s takým objemom obrobkov kvôli veľkému zaťaženiu. Vedúci týchto dvoch štruktúr pomocou priameho kontaktu riešia tento problém medzi sebou bez zapojenia riaditeľa podniku (vytvorenie skladovej rezervy v obstarávacej predajni alebo v medziskladi).

Táto forma horizontálnych väzieb v riadiacej štruktúre organizácie je najjednoduchšia a najmenej nákladná. Vďaka tomuto prístupu sa vrcholový manažment môže zamerať na riešenie zložitejších strategických problémov. Môžu sa však vyskytnúť aj prípady, keď rozhodnutie dvoch manažérov nemusí zodpovedať spoločným záujmom spoločnosti. Napríklad v situácii diskutovanej vyššie ide o porušenie rytmu výroby. Preto je dôležité, aby sa vytvoril jasný informačný odkaz.

Prechod Zamestnancov

Horizontálne prechody zamestnancov medzi oddeleniami sú "exotickejšou" formou, ako je forma diskutovaná vyššie. Táto schéma sa zvyčajne implementuje ako súčasť profesijný rozvoj zamestnancov.

Takéto prechody prispievajú nielen k zhromažďovaniu odborných skúseností a získavaniu nových vedomostí a zručností, ale aj k rozvoju neformálnej komunikácie zamestnancov, čo prispieva k posilneniu horizontálnych väzieb v Organizácii. Vzniknuté otázky sa častejšie riešia ústnym kontaktom, a nie písomnou formou komunikácie (poznámky a iné druhy úradných listov). Odporúča sa robiť takéto prechody častejšie, pretože na informácie prijaté zamestnancami sa časom stávajú zastaranými.

. Cieľové skupiny

Cieľové skupiny sa vytvárajú v prípadoch, keď horizontálne prepojenia v vyžaduje sa organizačná štruktúra medzi veľkým počtom divízií. V tomto prípade sa priame kontakty prakticky neuplatňujú. Takéto problémy si zvyčajne vyžadujú riešenia na vyššej úrovni a integráciu úsilia špecialistov z rôznych oddelení a dokonca aj divízií.

Forma účasti v cieľovej skupine môže byť rôzna: zamestnanie počas celého pracovného dňa, jeho časť alebo iba vo forme konzultačnej pomoci. Po vyriešení úlohy a rozpustení skupiny sa jej členovia vrátia k svojim predchádzajúcim pracovným povinnostiam. Na koordináciu ich práce sa vyvíjajú predpisy a pracovný plán.

Trvalé príkazy

Ak sú predchádzajúce formy interakcie neúčinné, vytvoria sa trvalé skupiny, ktorých účelom je riešiť často vznikajúce problémy. Ich diskusia sa môže uskutočňovať s rôznou frekvenciou-každý deň alebo raz týždenne.

Tímy môžu byť organizované na rôznych úrovniach riadenia. Jej členmi môžu byť vedúci špecialisti aj vedúci oddelení. Čím väčšia je rôznorodosť úloh, tým väčšiu autoritu má tím a tým viac úrovní riadenia je do neho zapojených. Štruktúra stálej skupiny môže mať v projekte formalizovaný popis.

Podmienky efektívnosti skupín a vzťahov

Pri riadení organizácií sa rozlišujú tieto podmienky účinnosti dočasných a stálych skupín:

• Motivácia zamestnancov. Riešenie úloh pridelených skupine zamestnanci zvyčajne vnímajú ako dodatočnú záťaž. Preto je potrebné ich buď uvoľniť z predchádzajúcich funkcií, alebo vyvinúť systém povzbudenia. Skúsenosti ukazujú, že čiastočné odstránenie rutinných povinností má väčší účinok, pretože zároveň sa nestratí spojenie s oddelením, v ktorom zamestnanec pracuje.
• Identifikácia líniových manažérov, ktorí by mali byť zodpovední za riešenie problémov.
• Ochrana osobných údajov. Na realizácii úloh by sa mali podieľať všetky zainteresované oddelenia.
• Splnomocnenie členov skupiny potrebnými právomocami, aby sa do práce mohli zapojiť ďalší špecialisti.
• Racionálny výber členov tímu podľa hierarchického stavu v riadení organizácie. Ak medzi nimi existuje bariéra spojená s veľkým rozdielom v oficiálnom postavení, práca skupiny sa stane neúčinnou.
• Kombinácia horizontálnych a vertikálnych spojení. Horizontálne procesy sa najčastejšie používajú na riešenie každodenných problémov, zatiaľ čo vertikálne procesy sa používajú na strategické.
• Skúsenosti s riešením konfliktných prípadov. Keď rozhodovanie v skupine často vznikajú situácie, keď sa zrazia záujmy rôznych oddelení. V takom prípade by mala existovať produktívna výmena informácií s cieľom získať alternatívnu možnosť.