Elektronické archívy sú... Koncepcia, typy a metódy ukladania informácií

Vo svete sa deje veľa vecí. Informácie sa prijímajú a prenášajú. Je však veľmi dôležité, aby sa informácie uložili. Písanie na papier je prvý spôsob, ako si zapamätať informácie. Archívy existujú už od staroveku. Je to vďaka nim, že je známych toľko faktov z histórie minulých rokov. V modernom svete je zvykom ponechať informácie na použitie v počítač alebo na elektronickom médiu. Takéto ukladanie sa uskutočňuje prostredníctvom špeciálnych dokumentov. Nazývajú to Elektronické archívy. . Ďalej zvážime princíp ich organizácie, pravidlá používania a odrody.

Koncepcia

Archív sa teda nazýva štrukturálna organizácia, ktorá ukladá, dopĺňa a vedie záznamy o určitej dokumentácii. Môžu to byť informácie týkajúce sa jednotlivca alebo inštitúcie.

Elektronické Archívy sú systém na ukladanie informácií, ktorý vám umožňuje automatizovať a zlepšovať pracovné procesy podniku. Ide o účtovnú, technickú, personálnu a akúkoľvek inú dokumentáciu. Zjednodušuje vyhľadávanie potrebného papiera a uvoľňuje veľké množstvo miesta. Pozrime sa, na čo slúži archív.

Potreba archívu

Na aké účely je potrebné vytvoriť elektronický archív dokumentov organizácie:

• Ukladanie dôležitých informácií. Správne nakonfigurovaný systém spoľahlivo chráni informácie. Vylúčená je aj možnosť straty počas prepravy, prepravy alebo požiaru.
• Proces vyhľadávania správneho dokumentu v režime automatického vyhľadávania je výrazne zrýchlený. Čas na vyhľadávanie akýchkoľvek informácií sa skracuje.
• Zaručuje kontrolu prístupu, bezpečnosť dokumentu a tiež neumožňuje jeho neoprávnenú úpravu. Práva na používanie môžu byť obmedzené, čo vám umožňuje kontrolovať akékoľvek akcie.
• Všetka dokumentácia je systematizovaná.
• Pre podnik sa vyvíjajú normy, klasifikácia dokumentov, ako aj objednávanie. Schopnosť vytvoriť jednu databázu pre akúkoľvek úroveň organizácie. Výhodné riešenie pre veľkú spoločnosť.
• Praktický. Stačí spravovať akýkoľvek dokument. Ľahký prístup.

Činnosti systému elektronického archívu

Hlavné činnosti elektronického archívu:

1. Ukladanie dokumentácie.
2. Registrácia.
3. Poskytnutie potrebných údajov.
4. Schopnosť používať informácie, ako aj upravovať ich podľa vlastného uváženia.
5. Správa informácií podľa potreby.
6. Schopnosť pracovať s dokumentmi v tíme.

Pridajme niekoľko ďalších významných funkcií archívu:

• Zavedenie požadovaného dokumentu a jeho uchovanie.
• Jednoduché vyhľadávanie a prehliadanie.
• Možnosť tlače.
• Jednoduchý a rýchly spôsob, ako nájsť ten správny dokument.
• Neschopnosť odstrániť.
• Je povolené obmedziť prístup k dokumentom.
• Zálohovanie a ukladanie je možné.
• Funkcia prezerania histórie tvorby, prijímanie zmien vykonaných v dokumente.
• Integrácia s existujúcimi systémami.

Etapy tvorby

Je potrebné zvážiť, ako sa vytvára elektronický archív. Fázy jeho formovania sú nasledovné:

• Analyzujte aktivity spoločnosti. Nakonfigurujte systém tak, aby pokrýval všetky pracovné procesy.
• Vypracovať pravidlá používania systému. Nastaviť prioritu program.
• Poskytnite možnosť doplnenia. Optimalizujte existujúce informácie.
• Dokumenty je potrebné naskenovať alebo previesť do elektronickej podoby.
• Ďalej by ste mali zadať nové údaje, zaregistrovať sa a nadviazať spojenie s inými objektmi.

Tvorba archívov

Na zadanie informácií do elektronického archívu je potrebné:

• Identifikujte oddelenia, ktorých informácie je potrebné prenášať a archivovať.
• Určite zloženie prípadov.
• Vykonajte všetky fázy prenosu informácií do.

Prvá fáza ukladania informácií do elektronického archívu zahŕňa nasledujúce kroky:

• Konverzia do požadovaného formátu.
• Priloženie ďalších súborov: certifikáty, elektronické podpisy, žiadosti.
• Určenie indexu prípadu, počtu strán, názvov, dátumov.
• Vytvorenie inventára.

Informácie, ako aj na papieri, musia byť overené. Skúška na elektronickom médiu sa vykonáva s prihliadnutím na:

• Pravosť.
• Prítomnosť digitálneho podpisu.

Informácie by sa mali spracovávať a reprodukovať bez špeciálnych softvérové úložisko. Funkcia ukladania musí byť nakonfigurovaná najmenej 10 rokov.

Archívne subsystémy

Je potrebné poznamenať, z čoho pozostáva elektronický systém. Hardvérová časť obsahuje:

• Systémový Server.
• Stanica.
• Sieťové vybavenie.

Prácu subsystémov nie je možné jasne rozlíšiť.

Charakteristické funkcie subsystémov:

• Zadávanie naskenovaných dokumentov, spracovanie, preklad dokumentácie do elektronickej podoby.
• Zavedenie dokumentov vytvorených v elektronickej podobe na začiatku.
• Dlhodobé uchovávanie dokumentácie.
• Aplikácie Na Správu Hardvéru.
• Spracovanie naskenovaných dokumentov.

Ako uľahčiť ukladanie a výmenu informácií v podniku

Organizácia elektronického archívu umožňuje spoločnosti optimalizovať aktivity spoločnosti. Mala by zahŕňať nielen účtovnú a ekonomickú dokumentáciu, ako aj programy, ktoré sa otvárajú:

• Zvukové súbory.
• Video.
• Fotografia.
• Hlasová pošta.

Existuje regulačný a metodický rámec, ktorý upravuje prácu s archívom na legislatívnej úrovni:

• Ústav dokumentácie a Boli zverejnené " odporúčania týkajúce sa získavania, účtovníctva a organizácie ukladania elektronických dokumentov v archívoch organizácií.
• Uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31.03.2015 č. 526 schválené " pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovania a používania dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátne orgány, , miestne samosprávy organizácie".

Škála

Existujú nasledujúce typy elektronických archívov:

• Vedenie archívnych záznamov je pre podniky nevyhnutné.
• Finančná a ekonomická dokumentácia - pre účtovníctvo a platby.
• Projektová dokumentácia.
• Regulačné dokumenty-normy, autorské práva, regulačný rámec.
• Technická dokumentácia.
• Právne dokumenty, zmluvy.
• Personálna dokumentácia. Pracovné zmluvy, osobné spisy, objednávky, objednávky v rámci spoločnosti.
• Projektová dokumentácia. Kresba.

Elektronické Archívy sú príležitosťou na ukladanie informácií. Ako optimalizovať tento proces, budeme hovoriť ďalej.

Ukladanie informácií do archívu

Aby sa zaručila bezpečnosť informácií, je potrebné sa o to postarať vo fáze vývoja systému. Na uloženie elektronického archívu je potrebné:

• Vytvoriť lepšie podmienky pre obsah médií.
• Vytvoriť schému umiestňovania informácií do archívu.
• Pravidelne monitorujte dostupnosť objektov a ich skladovacie podmienky.
• Skontrolujte stav médií.
• Vytvorte zálohy.
• Vyvinúť systém na preklad a prepisovanie informácií do modernejších médií.
• Monitorujte vzhľad vírusových programov, aby ste zabránili neoprávnenému prístupu.

Splnenie týchto podmienok bude chrániť a uchovávať vaše informácie.

Archív Programov

Elektronické Archívy sú programy na skladovanie dokumenty, ktoré by mali byť optimalizované pre operáciu konkrétneho podniku. Pridať niektoré funkcie, odstrániť niektoré. Formuláre tabuliek, vzorové formuláre je možné pridávať a upravovať.

Elektronický archív je program, ktorý je potrebné pre práca s normami GOST, SNIP, normami, stanovenými pravidlami a požiadavkami.

Umožňuje ľahko nájsť potrebný dokument z predchádzajúcich rokov.

Program zahŕňa:

• Elektronická správa dokumentov.
• Uchovávanie dokumentov v súčasnosti platných.
• Vytváranie odkazov na sieťové priečinky.
• Ukladanie naskenovaných dokumentov a obrázkov.
• Možnosť registrácie dokumentov.
• Exportovať do Excelu.
• Nastavenie dátumu pri vytváraní a umiestňovaní dokumentov.
• Jednoduché a jednoduché vyhľadávanie požadovaného dokumentu podľa zvoleného parametra.
• Vytváranie väzieb medzi dokumentmi.
• Zostavenie histórie vydávania dokumentov zamestnancom.
• Práca s dokumentmi cez lokálnu sieť.
• Použitie rôznych farieb pri oddeľovaní dokumentov podľa stavu alebo kategórie.
• Schopnosť rozlišovať prístupové práva k určitým dokumentom.

Archív Správ

Zvážte pozitívne aspekty e-mailového archívu:

• Prichádzajúce správy sú objednané.
• Je ľahké nájsť potrebné písmeno.
• Záruka bezpečnosti prijatých informácií.
• Optimalizácia procesov riadenia kancelárie.
• Zálohovanie vám umožňuje bezpečne ukladať informácie v prípade náhodného vymazania.
• Správy už prepustených zamestnancov sa ukladajú. Môže byť použitý na objasnenie vnútorných konfliktov.

Je známe, že informácie z e-mailového archívu môžu byť použité na súde.

Ak pošlete e-mail na e-mailovú adresu stránky, automaticky sa skopíruje na adresu vlastníka stránky. Týmto spôsobom môžete zobraziť archív e-mailových adries prijatých alebo odoslaných správ.

Niekoľko tipov na archiváciu e-mailovej správy:

• E-maily by mali byť uložené na e-mailovom serveri.
• Ak neexistuje funkcia archivácie, písmeno je možné uložiť ako dokument a potom archivovať.
• Pre archív je vhodné vytvoriť samostatný priečinok.
• Presunúť je potrebné presunúť informácie, ktoré chcete uložiť.
• Pre určitý typ informácií môžete nastaviť automatickú archiváciu.
• Archivácia pomôže uložiť dátum, udalosť.
• Mali by ste použiť funkciu rýchleho vyhľadávania potrebného listu v archíve.

Archivácia v e-maile umožňuje vyprázdniť poštovú schránku včas na prijímanie nových informácií alebo dôležitejších. K priečinkom je možné pristupovať iba z počítača, do ktorého boli archivované.

Štátny Archív

Štátny elektronický archív uchováva jednotnú databázu vedeckých referenčných prístrojov a odkazov na ich elektronické obrázky.

Elektronické archívy umožnili vytvoriť čitáreň s terminálovými strojmi. Predtým sa informácie museli vyhľadávať týždne a mesiace, ale teraz je to len pár minút alebo sekúnd.

Vďaka počítačovej technológii bol hlavný archív prevedený do elektronickej podoby. Inventár dokumentov sa ľahko preloží do skutočného dokumentu.

Informácia-vyhľadávací systém Štátneho archívu je uvedený v tejto podobe:

• Registračné karty archívnych záležitostí.
• Obrázok elektronických zásob.
• Elektronické zálohovanie archívnych fondov.

Elektronický archív regiónu vykonáva tieto úlohy:

• Poskytuje prístup k digitalizovaným dokumentom a ich bezpečnosť.
• Vytvára elektronické kópie papierových dokumentov.
• Poskytuje optimalizované automatické vyhľadávanie potrebných informácií.
• Má vzdialený prístup k úložným dokumentom.

Metódy ukladania informácií

Poďme sa pozrieť, na ako digitálne informácie sú v súčasnosti uložené:

• Zaznamenávajú sa na optické disky. Nevýhodou je, že množstvo informácií je obmedzené. Niektoré zariadenia nečítajú. Existuje možnosť mechanického poškodenia a straty informácií.
• Nahrávanie na USB flash disk, pamäťovú kartu. Existujú aj obmedzenia v množstve informácií. Veľmi univerzálny pri pripájaní k počítačom. Chránené pred mechanickým poškodením.

• Zápis na pevný magnetický disk. Pohodlné a praktické, ale zariadenia sa môžu prehriať. Obsahujú veľmi veľké množstvo informácií.
• Vytváranie automatických záloh. Archivácia a ukladanie informácií na pevný disk.

Existuje právna sila v elektronickom dokumente

Chcel by som sa venovať právnemu významu elektronických dokumentov. Nuansy sú nasledovné. Elektronický digitálny podpis (EDS). sa vyžaduje len vtedy, ak je k dispozícii, dokument má právnu silu.

Ak chcete vydať EDS, musíte sa obrátiť na certifikačné centrum s licenciou na vydávanie takýchto dokumentov. Tam môžete získať kľúčový certifikát.

Postup ukladania elektronických dokumentov:

• Je potrebné zabezpečiť ochranu pred neoprávneným prístupom a opravami.
• Všetky zainteresované osoby by mali mať prístup.
• Počas obdobia uchovávania je potrebné zachovať schopnosť potvrdiť pravosť elektronického dokumentu.
• Malo by byť možné poskytnúť kópiu dokumentu na papieri.

Elektronický archív dokumentov v každom štáte má svoje vlastné štandardy a metódy vykonávania tohto druhu toku dokumentov.