Čas použiteľnosti objednávok pre hlavnú činnosť: definícia, klasifikátor objednávok, regulačný rámec a archívne podnikanie

Hospodárska činnosť a skutočne fungovanie každého podniku a organizácie je regulované obrovským počtom dokumentov na interné použitie. Väčšina z týchto dokumentov sa likviduje v súlade so zavedeným postupom, ale trvanlivosť objednávok na hlavné činnosti nie je obmedzená. Inými slovami, administratívne dokumenty riaditeľa a vedúcich pracovníkov sú trvalo uložené a prenesené do archívu len vtedy, keď je právnická osoba likvidovaná. V tomto článku sa budeme zaoberať zásadami vedenia záznamov a účtovníctva. Zameriame sa na objednávky na hlavnú činnosť(trvanlivosť).

Všeobecné ustanovenia

Čas použiteľnosti objednávok na hlavnú činnosť nie je obmedzený. Vedenie organizácie je povinné poskytnúť tieto dokumenty na žiadosť regulačných alebo súdnych orgánov. Je ťažké preceňovať význam tejto kategórie cenných papierov. História pozná prípady, keď absencia objednávok na personál a hlavnú činnosť na určité obdobie viedla k bankrot podniku. Preto sa osobitná pozornosť venuje zachovaniu tohto typu dokumentácie.

Bez ohľadu na to, do ktorej oblasti činnosti právnická osoba patrí (priemyselná výroba, , poskytovanie služieb, , vzdelávacia organizácia), objednávky na hlavnú činnosť sú spravidla uložené v právnom oddelení. Hovoríme o origináloch. Ich kópie môžu a mali by byť odovzdané príslušným oddeleniam na vykonanie. Tu zostávajú v nasledujúcom čase.

Kde je uložená dokumentácia?

Je potrebné jasne oddeliť príkazy, ktoré upravujú personálne otázky a hlavnú činnosť. Toto sú ďaleko od ekvivalentných konceptov. Ak by mal byť prvý uložený v personálnom oddelení organizácie, potom druhý, ako už bolo uvedené, v právnom oddelení. Vyhnete sa tak zámene a rýchlejšie nájdete potrebné dokumenty.

Funkcie vytvorenia úložiska

Organizácia archívu je veľmi, veľmi ťažká záležitosť. Túto úlohu bude môcť kvalitatívne vykonávať iba osoba s potrebným vzdelaním( archivár, špecialista na archívnu prácu, úradník) a pracovné skúsenosti. Preto je v zamestnancoch veľkých organizácií a podnikov nevyhnutne správca archívu. pre malé spoločnosti je vhodnejšie najať osobu na základe zmluvy, aby organizovala ukladanie dokumentov v podniku. Ako ukazuje prax, pokusy vyriešiť tento problém nezávisle sa stávajú veľkými problémami s regulačnými orgánmi.

Príkazy, ktoré upravujú hlavnú činnosť organizácie, sa spravidla ukladajú oddelene od všetkých ostatných v právnom oddelení. Je to však iba teoreticky, všetky papiere tohto typu by sa mali uchovávať navždy. V praxi sa vykonáva pravidelné čistenie a všetky dokumenty, ktoré stratili svoj význam, sú zničené.

Na tento účel je samozrejme potrebné dodržať určitý postup. Vytvára sa osobitná komisia, ktorá prijíma konečné rozhodnutie o nakladaní s dokumentáciou. Zničenie príkazov na hlavnú činnosť je možné len vtedy, ak je splnená jedna z podmienok:

• platnosť dokumentu je pozastavená alebo úplne zrušená inou Objednávkou;
• doba platnosti uvedená v dokumente uplynula.

Recyklačná Komisia musí nevyhnutne zahŕňať zástupcov všetkých oddelení, ktorých činnosť je priamo alebo nepriamo ovplyvnená posudzovanými dokumentmi.

Funkcie ukladania kópií dokumentov

V súlade s platnou legislatívou v oblasti kancelárskych prác by sa nemali uchovávať iba originály dokumentov. To isté platí pre ich overené druhé kópie. Čas použiteľnosti kópií objednávok na hlavnú činnosť je však odlišný. A to je celkom logické. Postupom času počet odkazov na dokumentáciu exponenciálne klesá a nemá zmysel ukladať obrovské množstvo papierov, a to je dosť drahý článok. V prípade nepredvídaných okolností sa z archívu právneho oddelenia požadujú originálne dokumenty . Okrem toho v niektorých prípadoch kópie dokumentov (aj keď sú potvrdené pečaťou organizácie) nemajú právnu silu, čo znamená, že ich archivácia stráca zmysel.

Vo všeobecnosti je trvanlivosť takýchto prípadov tri roky. Aj keď sa toto číslo môže líšiť. Niekedy sa odporúča uchovávať kópie, kým sa pôvodné dokumenty nezničia.

Niektoré funkcie archivácie papierov

Dokumenty upravujúce hlavnú činnosť organizácie sa uchovávajú počas celej existencie podniku. Avšak, ako pri každom pravidle, existujú výnimky. Faktom je, že iba tie organizácie, ktoré sa podieľajú na tvorbe fondov štátnych archívnych inštitúcií, sú povinné uchovávať dokumentáciu po mnoho desaťročí. Pomerne veľká časť inštitúcií a podnikov sa na tejto činnosti nezúčastňuje. V takýchto organizáciách by sa dokumenty označené ako "skladujte natrvalo" mali uchovávať iba desať rokov, potom ich možno zlikvidovať. Treba mať na pamäti, že obdobie výpočtu archívneho uchovávania začína prvým kalendárnym dňom roka nasledujúceho po roku uverejnenia dokumentu.

Vlastnosti výpočtu trvanlivosti

Zákony a nariadenia upravujúce túto problematiku sú veľmi vágne a nepriehľadné, takže ich možno interpretovať rôznymi spôsobmi. Nie je jasné, prečo takéto chyby neboli opravené vo fáze prípravy zákona. V súlade s jej ustanoveniami sú doby uchovávania stanovené" od dátumu vytvorenia " dokumentácie. V domácej archívnej praxi sa to však nikdy nepraktizovalo. Zahraničné archívne inštitúcie sa tiež nepočítajú od okamihu podpísania objednávky vedúcim a registrácie v časopise, ale od nasledujúceho kalendárneho roka.

Funkcie zmeny osoby zodpovednej za ukladanie dokumentov

Život nezostáva stáť a skôr alebo neskôr je potrebné vymenovať novú osobu zodpovednú za archív podniku. Niektorí z ostrieľaných a časovo overených zamestnancov odchádzajú do dôchodku, niektorí rezignujú z rodinných dôvodov.

Postup zmeny zodpovednej osoby je prísne regulovaný. Na základe príkazu riaditeľa sa vytvorí osobitná komisia. Vydáva sa akt prijatia a odovzdania všetkej dokumentácie umiestnenej v archíve. Minimálne zloženie uvedenej Komisie je tri osoby. Okrem vypracovania súpisu dokumentov, ktorých trvanlivosť neuplynula, povinnosti členov komisie zahŕňajú kontrolu bezpečnosti a stavu dokumentov. Uvedený zákon je podpísaný zamestnancom, ktorý prenáša a prijíma súbory na uloženie.

Hlavná činnosť organizácie

Medzi obrovským počtom dokladov by sa mali vždy uchovávať iba dokumenty a objednávky na hlavnú činnosť. Ktoré smery sú tieto, vyvstáva otázka? V prvom rade by sa do tejto kategórie mali zaradiť príkazy na transformáciu vnútornej štruktúry podniku v dôsledku zlúčenia (rozdelenia) jeho jednotlivých štrukturálnych zložiek. Zmena prevádzkového režimu sa týka aj dôležitých rozhodnutí. Takéto doklady by sa mali uchovávať aj na právnom oddelení.

Do tejto kategórie patria aj objednávky:

• zamerané na zlepšenie systému profesijný rozvoj pracovnej a zamestnanci úradu organizácie;
• o certifikácii pracovísk a zamestnancov;
• o prepustení zamestnancov v súvislosti so znížením počtu zamestnancov;
• o prijatí zariadenia( dlhodobého majetku) do súvahy podniku;
• o zriadení Komisie na inventarizáciu majetku a (alebo) majetku organizácie.

A to je ďaleko od úplného zloženia objednávok pre hlavnú činnosť.

Požiadavky na organizáciu archívu

Klasifikácia pokynov je založená na štandardnej trvanlivosti cenných papierov. Na určenie tohto ukazovateľa úradníci používajú špeciálny zoznam dokumentácie organizácií. Malo by sa povedať, že v niektorých prípadoch majú jednotlivé organizácie svoje vlastné rezortné štandardy na ukladanie papierov, berúc do úvahy špecifiká práce a špecifiká odvetvia. Pozrime sa bližšie.

Čas použiteľnosti objednávok na hlavnú činnosť nie je obmedzený. Inými slovami, dokumentácia tohto druhu sa archivuje počas celej existencie organizácie – od okamihu jej registrácie u štátnych orgánov až do okamihu likvidácie. Ostatné doklady by sa nemali ničiť 75 rokov( dokumenty o personálnych otázkach) alebo päť rokov (všetky ostatné objednávky).

Dokumenty určené na dlhodobé ukladanie by sa mali ukladať do samostatných súborov. Tým sa zabráni zbytočným problémom.

Vytvorenému súboru dokumentov v súlade so stanovenými pravidlami je pridelená vlastná špeciálna šifra, ktorá vo väčšine prípadov pozostáva z kombinácie písmen a číslic.

Ukladanie dokumentov na elektronické médiá

V našej dobe Informačné Technológie sú čoraz populárnejšie. A čoraz viac progresívnych manažérov uprednostňuje udržiavanie toku dokumentov spoločnosti v elektronickom formáte. Realita je taká, že aj objednávka napísaná v textovom editore, ktorá má elektronický podpis oprávnenej osoby, má právnu silu. Malo by sa povedať, že väčšina riaditeľov a vedúcich pracovníkov, najmä v štátnych spoločnostiach, uprednostňuje podnikanie tradičným spôsobom pomocou papiera a atramentu. S príchodom novej generácie sa však situácia radikálne zmení.

V súlade so stanovenými normami by sa elektronické kópie dokumentov mali uchovávať na rovnaké obdobie ako podobné tradičné dokumenty na papieri.

Kde hľadať štandardy na ukladanie objednávok pre hlavnú činnosť?

Zákon Ruskej federácie "o archívnom podnikaní" je hlavným zdrojom pravidiel organizácie uchovávania dokumentov v podniku aj v štátnych archívoch. V súčasnosti platí jeho verzia z 23. Mája 2016. Samotný zákon nadobudol účinnosť 22. Októbra 2004. Treba poznamenať, že nielen špecializované archívne inštitúcie a štátne podniky, ale aj súkromné podnikateľské subjekty sú povinné dodržiavať normy uvedeného zákona.

Zloženie objednávok na hlavnú činnosť a ďalšie dôležité a užitočné informácie sú obsiahnuté v špecializovanom "zozname štandardných dokumentov". Tento priemyselný regulačný právny akt poskytuje podrobné charakteristiky a požiadavky na registráciu cenných papierov, ktoré vznikajú v procese hospodárskej (alebo akejkoľvek inej) činnosti podniku. Autorom dokumentu je Ministerstvo kultúry Ruska. Dátum schválenia uvedeného zoznamu je 25. August 2010. V súčasnosti platí vydanie zo 16. Februára 2016.

V niektorých organizáciách s osobitným štatútom je archívne podnikanie upravené samostatnými priemyselnými predpismi.

Čas použiteľnosti knihy objednávok na hlavnú činnosť

V súlade so stanovenými požiadavkami sa každej objednávke priradí jedinečné číslo a poznámka o jeho výstupe sa zapíše do špeciálneho denníka. Pri číslovaní týchto dokumentov sa odporúča použiť abecedu. Napríklad latinské písmená OD na začiatku čísla objednávky okamžite objasňujú, že dokument upravuje hlavnú činnosť organizácie. Až po vykonaní zodpovedajúceho zápisu do denníka sa dokument stane právne významným. A naopak, ak v registračnom denníku nie je žiadny záznam, objednávka bude len kus papiera. V tomto prípade bude jeho význam spochybnený v prípade súdnych alebo iných prípadov.

Protokol objednávok je mimoriadne dôležitým prvkom, nie menej významným ako samotné objednávky. V súlade s klasifikáciou zoznamu dokumentov a požiadavkami právnych predpisov sa vzťahuje na tie, ktoré sa musia zachovať počas celej existencie organizácie(tj neustále). Trvanlivosť objednávok riaditeľa na hlavnú činnosť a protokol o registrácii objednávok sú teda "trvalé".

Vlastnosti dizajnu denníka

Článok opakovane zdôrazňoval dôležitosť takého dokumentu, ako je kniha registrácie objednávok pre hlavnú činnosť. Niekedy sa to nazýva časopis. Je prijateľné používať oba tieto názvy. Napriek tomuto prvoradému významu tohto dokumentu neexistuje jeho jednotná forma. Každá organizácia má právo navrhnúť svoje stránky podľa vlastného uváženia. Hlavná vec je, že v knihe by mali byť tieto stĺpce - číslo objednávky a dátum registrácie (Nadobudnutie účinnosti), popis práce o obsahu dokumentu.