Plánovacie a ekonomické oddelenie: jeho funkcie a úlohy. Predpisy o oddelení plánovania a hospodárstva

Plánovacie a ekonomické oddelenia (ďalej len PEO) sú vytvorené pre efektívnu organizáciu hospodárstva organizácií a podnikov. Hoci práca takýchto oddelení často nie je jasne regulovaná. Ako by mali byť organizované, akú štruktúru by mali mať a aké funkcie?

Úvod

V každej učebnici ekonómie sa hovorí, že PEO zhromažďuje ekonomické ukazovatele podrobností spoločnosti, analyzuje ich a vypracúva plány rozvoja na základe záverov získaných počas analýzy.

Ak hovoríme o malom podniku, potom túto funkciu môže vykonávať vedúci spoločnosti (alebo jediný vlastník), pretože rozsah činnosti rastie, tieto právomoci môžu byť prevedené na inú osobu alebo dokonca na skupinu osôb. Čím väčšia je organizácia, tým viac ľudí v nej zodpovedá za ekonomické plánovanie. Pre pohodlie práce sú títo ľudia kombinovaní do PEO.

Štruktúra PEO

PEO má štandardnú štruktúru. Na čele tohto oddelenia je osoba, ktorá priamo zodpovedá finančnému manažérovi, riaditeľovi reklamy a propagácie alebo dokonca generálnemu riaditeľovi. Všetko závisí od štruktúry organizácie spoločnosti ako celku.

Existujú dva typy štrukturálnej organizácie PEO:

1. Organizácia, v ktorých pracovníci miesta zamestnancov PEO sa nachádzajú vo vnútri oddelenia.
2. Organizácia, v ktorej niektorí zamestnanci pracujú mimo oddelenia (zhromažďujú informácie o práci spoločnosti) a niektorí-vo vnútri (analyzujú prijaté informácie a robia plány).

Druhý typ organizácie je charakteristický pre výrobné spoločnosti.

Výhodou prvého typu organizácie je, že práca takejto štrukturálnej jednotky spoločnosti je ľahko kontrolovateľná. Nevýhodou je, že informácie pre zamestnancov PEO nie vždy prichádzajú včas.

Ak použijeme prvý variant organizácie plánovacieho a ekonomického oddelenia a jeho funkcií, potom by sa jeho zamestnancom mali prideliť tieto funkcie:

• získavanie primárnych údajov z finančných zdrojov a štrukturálnych jednotiek;
• tvorba metód plánovania, ako aj podávanie správ o riadení;
• priama tvorba správ o hospodárení;
• kontrola a analýza práce spoločnosti ako celku.

Nemenej často sa používa aj druhý spôsob organizácie PEO. V takom prípade by mali byť zamestnancom oddelenia zverené tieto funkcie:

• monitorovanie implementácie vypracovaných plánov;
• kontrola plnenia rozpočtu konkrétneho oddelenia;
• analýza účinnosti konkrétnej jednotky.

Je dôležité, aby zamestnanci PEO pracujúci mimo ich oddelenia mali k dispozícii všetky informácie potrebné pre ďalšia analýza a plánovanie ekonomiky organizácií a podnikov.

, zamestnanci PEO môžu byť podriadení priamo vedúcemu oddelenia a vedúcemu akejkoľvek výrobnej jednotky. V prvom prípade sa podriadenosť nazýva funkčná – v druhom-administratívna. Takto vyzerá dvojité podanie.

Ekonómovi oddelenia plánovania a hospodárstva by sa mali prideliť tieto funkcie:

1. Vývoj metodík pre oblasti činnosti (v celej spoločnosti aj v jednotlivých divíziách organizácie).
2. Vypracovanie základných referenčných kníh obsahujúcich ukazovatele výkonnosti z divízií spoločnosti.
3. Rozvoj politiky riadenia spoločnosti.
4. Vypracovanie formulárov plánovania a podávania správ.
5. Vývoj metód na analýzu a hodnotenie efektívnosti spoločnosti.

Výhody tohto typu organizácie plánovacieho a ekonomického oddelenia a jeho funkcií spočívajú v tom, že všetky potrebné informácie sa bezodkladne dostanú k analytikom divízie. Nevýhodou je slabá kontrola práce ekonómov, ktorí pracujú mimo oddelenia, ako aj skutočnosť dvojitej podriadenosti zamestnancov.

Tento spôsob organizácie práce môže výrazne zvýšiť počet zamestnancov PEO na neoprávnenú veľkosť.

Príklad štruktúry PEO v rôznych podnikoch

Ak hovoríme o stredne veľkých spoločnostiach, potom má PEO v nich najčastejšie nasledujúcu štruktúru: vedúci je vedúci oddelenia a traja špecialisti PEO.

Ak hovoríme o veľkom podniku, potom štruktúra plánovacieho a ekonomického oddelenia na ňom vyzerá takto: vedúci PEO riadi oddelenie, zástupca PEO je mu podriadený, ktorému priamo zodpovedá hlavný ekonóm oddelenia a vedúci ekonóm oddelenia. Dvaja ekonómovia PEO sa hlásia k hlavnému ekonómovi.

Úlohy PEO

Medzi úlohy tohto rozdelenia spoločnosti patrí príprava nasledujúcich dokumentov a príloh:

• plány a prognózy rozvoja spoločnosti;
• sú mu podriadené rôzne typy (jednorazové a pravidelné;
• potrebné referencie a analytické vysvetlenia;
• ekonomické výpočty;
• investičné projekty, ako aj podnikateľské plány.

PEO má tiež určité funkcie, ktoré by mali byť jasne uvedené v regulačnej dokumentácii spoločnosti.

Funkcie PEO

Funkcie PEO sú nasledovné:

• analýza efektívnosti spoločnosti;
• tvorba prognóz o výsledkoch práce spoločnosti;
• posúdenie finančnej situácie organizácie;
• vypracovanie noriem pre výrobné procesy;
• kontrola formácie a zmeny z výrobných nákladov;
• kontrola tvorby cien výrobkov;
• príprava správ o hospodárení;
• účasť na tvorbe rozpočtov divízií.

Všetky funkcie PEO sú prepojené s obchodnými procesmi prebiehajúcimi v spoločnosti. Nasledujúci text popisuje vzťah medzi týmito pojmami.

Vzťah medzi funkciou PEO a obchodnými procesmi v spoločnosti

Hlavné obchodné procesy prebiehajúce v spoločnosti sú:

• Obchodný;
• výroba;
• nákup;
• výskum a experimentálny vývoj.

Pre každú z fázy práca spoločnosti, PEO má svoju vlastnú úlohu.

Pri práci s predajom výrobkov PEO vykonáva plánovanie predaja, vykonáva ich kontrolu a ďalšiu analýzu. Pri výrobe výrobkov sú úlohy PEO podobné.

Keď je výrobný proces vo fáze nákupu potrebných zdrojov, PEO sa zaoberá aj plánovaním nákupov, ich kontrolou a analýzou získaných hodnôt a finančných prostriedkov. Rovnaká situácia je aj s výskumom a experimentálnym vývojom.

Plánovanie, kontrola a analýza sú tri povinnosti ekonóma v podniku pri práci s hlavnými obchodnými procesmi. Prečo to urobiť? S cieľom optimalizovať rovnaké procesy v budúcnosti.

Obchodné procesy môžu byť tiež pomocné. Sú:

• výrobné technológie;
• kvalita vyrábaných výrobkov;
• technika;
• investičná výstavba zariadení;
• logistika.

Aké sú úlohy PEO v tomto prípade? To isté: plánovanie, kontrola a analýza. V prvom prípade sa pracuje na výrobná technológia experimentálneho vývoja, v druhej-nad certifikáciou, licenciou a metrológiou, v tretej-nad údržbou zariadení a dodávok energie, v štvrtej-nad výstavbou budov, v piatej-nad prepravnými nákladmi.

Existujú organizácie, ktoré slúžia obchodným procesom, medzi ktoré patria:

• práca s personálom;
• predaj;
• finančné riadenie;
• Právne služby;
• Verejná správa.

V tomto prípade sa povinnosti ekonóma v podniku nemenia.

Regulácia práce PEO

Niektoré spoločnosti vytvárajú PEO, ale vôbec sa nestarajú o reguláciu práce tejto štrukturálnej jednotky. Pre oddelenie plánovania a ekonomiky sa nevytvára žiadne ustanovenie.

Ak organizácia žiadnym spôsobom neupravuje prácu PEO, je naliehavo potrebné pripraviť dokument, ktorý túto chybu vyrieši. Tento dokument sa stane základom pre vytváranie popisov pracovných miest pre zamestnancov pracujúcich v POE, ktoré vyriešia problémy opísané na začiatku článku.

Štandardný regulačný dokument plánovacieho a ekonomického oddelenia a jeho funkcií obsahuje tieto položky:

1. Všeobecné ustanovenia.
2. Štruktúra oddelenia.
3. Hlavné úlohy oddelenia.
4. Funkcie oddelenia.
5. Právo.
6. Práca s inými štruktúrami podniku.
7. Zodpovednosť.
8. Kritériá hodnotenia činnosti oddelenia.

Ďalej bude podrobnejšie opísaná štruktúra dokumentu upravujúceho prácu a úlohy plánovacieho a ekonomického oddelenia.

Štruktúra dokumentu upravujúceho prácu PEO

Časť "Všeobecné ustanovenia" obsahuje všeobecné informácie o tomto rozdelení. Je uvedené:

• účel vytvorenia oddelenia v súlade s hospodárskou politikou podniku;
• základné pojmy;
• osoba menovaná vedúcim;
• dokumenty, ktoré usmerňujú toto oddelenie pri výkone jeho povinností.

Časť "štruktúra oddelenia" obsahuje informácie o štruktúre PEO a jej kvantitatívnom zložení.

Časť "hlavné úlohy oddelenia" popisuje kľúčové úlohy PEO, ako aj zoznamy správ a plánov, ktoré by jej zamestnanci mali predložiť vedeniu na posúdenie.

Hlavné úlohy PEO

Medzi hlavné úlohy plánovacieho a ekonomického oddelenia, ktoré by mali byť špecifikované v regulačnom dokumente, patria:

1. Práca na ekonomickom plánovaní, racionalizácii hospodárskej činnosti.
2. Vypracovanie stratégie rozvoja spoločnosti za účelom operatívneho prispôsobenia podnikateľskej činnosti neustále sa meniacim trhovým podmienkam.
3. Vykonávanie komplexnej ekonomickej analýzy finančných a ekonomických činností podniku.
4. Štatistické účtovníctvo všetkých ukazovateľov fungovania spoločnosti.
5. Technické a ekonomické plánovanie činnosti ostatných oddelení spoločnosti.

Hlavné funkcie PEO

Na hlavné funkcie PEO, ktoré sú zvyčajne špecifikované v regulačnej dokumentácii, zahŕňajú:

1. Ekonomické plánovanie práce spoločnosti zamerané na racionalizáciu hospodárskej činnosti.
2. Príprava návrhov plánov činnosti pre ostatné oddelenia spoločnosti. Súčasťou prípravy je aj odôvodnenie uzavretia určitých zmlúv podložené výpočtami.
3. Príprava výrobných, finančných a obchodná činnosť spoločnosti pre rôzne termíny (krátkodobé, strednodobé a dlhodobé).
4. Informovanie divízií spoločnosti o aktuálnych plánoch.
5. Vykonávanie komplexnej analýzy aktivít spoločnosti vo všetkých oblastiach.
6. Monitorovanie implementácie súčasných plánov oddeleniami, ako aj včasné podávanie správ.
7. Vytvorenie racionálneho účtovná dokumentácia, to mierne zvyšuje byrokratické zaťaženie zamestnancov.

Toto nie je úplný zoznam hlavných funkcií, ktoré je potrebné vykonávať plánovacie a ekonomické oddelenie.

Práva PEO

Špecialista plánovacieho a ekonomického oddelenia má v rámci svojho popisu práce Právo:

• vyžiadajte si od oprávnených zástupcov iných divízií spoločnosti údaje potrebné na kontrolu a analýzu ich činnosti;
• vytvoriť odborné pracovné skupiny, ktorých úlohou je ekonomické plánovanie práce organizácie;
• v rámci svojej kompetencie zúčastňovať sa na obchodných rokovaniach so zástupcami iných firiem a organizácií podpisovať zmluvy;
• organizovať analýzu nových programov a vedeckých projektov spoločnosti z hľadiska ich efektívnosti a účelnosti rozvoja;
• predkladať návrhy na otázky, ktoré patria do kompetencie PEO, vo forme projektov.

Interakcia, zodpovednosť, hodnotenie

V regulačná dokumentácia, reguláciou práce PEO sú často uvedené časti, v ktorých je predpísaná interakcia PEO s inými štruktúrami organizácie; zodpovednosť za všetky činnosti vykonávané zamestnancami oddelenia; hodnotenie činností PEO.

V časti " Práca s inými štruktúrami podniku "sa zostavuje iba Úvod podľa šablóny:"v priebehu činnosti oddelenie interaguje s nasledujúcimi štrukturálnymi divíziami (tieto divízie sú uvedené nižšie)". Pri vymenovaní všetko závisí od toho, aké široké právomoci sa plánujú poskytnúť zamestnancom PEO.

V časti "zodpovednosť" sa uvádza, že vedúci PEO preberá plnú zodpovednosť za prácu oddelenia; stupeň zodpovednosti zamestnancov je stanovený v súlade s ich popisom práce; všetci zamestnanci a vedúci PEO sú osobne zodpovední za dokumenty, ktoré vypracúvajú, a za operácie vykonávané v rámci oddelenia v súlade so zákonom Ruskej federácie.

V časti "kritériá hodnotenia činnosti oddelenia" sú predpísané dve kritériá:

1. Včasné a kvalitné vykonávanie úloh.
2. Kvalitné plnenie okamžitých povinností.

Môžete tiež určiť ďalšie hodnotiace kritériá.

Týmto sa uzatvára vypracovanie regulačného dokumentu. Prirodzene, musí byť vydaný v súlade s pravidlami registrácie takýchto dokladov: všetky údaje musia byť podpísané a zapečatené a datované.

Monitorovanie práce PEO

Kontrola práce PEO je jedným z nasledujúcich zamestnancov:

• vedúci finančnej služby spoločnosti (vo veľkej spoločnosti);
• CFO (v malej alebo strednej spoločnosti);
• hlavný ekonóm (vo výrobe).

Kontrola činností PEO sa vykonáva na tieto účely:

1. Operatívne vykonávanie jednorazových úloh.
2. Dodržiavanie reportingu a správy dokumentov podľa interných predpisov spoločnosti.
3. Zabezpečenie spoľahlivosti poskytnutých výpočtov a účtovnej dokumentácie.
4. Analýza práce s cieľom zistiť efektívnosť fungovania PEO.

Záver

Každá učebnica ekonómie hovorí, že PEO Je skutočne správnou štrukturálnou jednotkou spoločnosti. Bez nej , účinnosť mnoho podnikov a organizácií je výrazne znížená. Aj keď nie všetky spoločnosti majú svoje činnosti PEO nastavené správne.

Niekde nie sú jasne definované funkcie oddelenia, niekde nie sú definované úlohy zamestnancov. V niektorých firmách je zložitá situácia s podriadenosťou zamestnancov PEO. Hoci plánovanie v trhovej ekonomike je najdôležitejším procesom.

Na vyriešenie problému je potrebné, aby vedúci spoločnosti jasne pochopil odpovede na nasledujúce otázky:

1. Čo je PEO?
2. Aká je jeho štruktúra?
3. Potrebuje to táto spoločnosť alebo môže jej funkcie vykonávať jedna osoba?

Ak sa rozhodne o vytvorení PEO jednoznačne, potom stojí za to okamžite pristúpiť k návrhu regulačnej dokumentácie, kde sa okrem všeobecných ustanovení uvedie aj toto:

• štruktúra oddelenia;
• práva a funkcie;
• zodpovednosť;
• práca s inými štruktúrami spoločnosti.

Ak budete postupovať podľa týchto odporúčaní pri navrhovaní plánovacieho a ekonomického oddelenia a jeho funkcií, potom bude mať spoločnosť efektívnu štrukturálnu jednotku.

Ak je práca tejto jednotky jasne stanovená, jej špecialisti sú schopní optimalizovať bez ujmy na činnosť všetkých výrobných procesov. V preklade do jazyka peňazí to znamená, že efektívne fungujúci PEO vám umožní minúť menej zdrojov a zarobiť viac.