Rozpočtovanie projektov. Druhy a účel rozpočtu. Fáza projektu

Rozpočtovanie projektu by sa malo chápať ako určenie nákladov na tie práce, ktoré sa realizujú v rámci určitej schémy. Okrem toho hovoríme o proces formovania rozpočet na tomto základe, ktorý obsahuje stanovené rozdelenie výdavkov podľa nákladových položiek, druhov práce, času ich vykonania alebo iných položiek.

Tvorba rozpočtovej štruktúry

Ako sa zostavuje predbežný rozpočet projektu? Ich štruktúra je odhalená prostredníctvom účtovnej osnovy účtujúcej náklady na konkrétny program. Spravidla na jeho určenie stačí mať tradičný účtovný odhad.

Rozpočtovanie sa považuje za nákladový plán alebo kartu nákladov. To znamená, že po predbežné plánovanie, musíte pochopiť, koľko, kedy a za čo presne finančné prostriedky budú vyplatené. Preto je v tomto prípade možné použiť akékoľvek metódy prezentácie strát. Malo by sa však pamätať na to, že musia spĺňať praktické požiadavky zainteresovaných strán, ktoré sa o ne zaujímajú, ako aj stanovené normy. Okrem toho musia odpovedať na otázky, ktoré zaujímajú investorov projektu.

Formuláre na prezentáciu rozpočtu

Plánovaný aj skutočný rozpočet majú určité formy zastúpenia. Takže medzi nimi je dôležité poznamenať nasledovné:

• kalendárne plány, ktoré sú druhom nákladových plánov;
• matice rozdelenia strát;
• stĺpcové grafy výdavkov;
• podobné grafy kumulatívnych strát;
• čiarové diagramy kumulatívnych nákladov rozdelených v čase;
• zobrazenie kruhovej stratovej štruktúry.

Stojí za zmienku, že v rôznych fázach vývoja projektu je relevantný odlišný návrh projektovej a pracovnej dokumentácie. Faktom je, že hovoríme o vývoji rôznych typov rozpočtov. Medzi sebou sa líšia požadovanou presnosťou aj účelom. Stojí za zmienku, že prípustná rozpočtová chyba sa s vývojom projektu stáva oveľa menšou.

Typy a účel rozpočtov

Zníženie chyby možno argumentovať údajmi z nasledujúcej tabuľky. Pozrime sa teda na účel a hlavné typy rozpočtov.

Rozpočet projektu a odhady nákladov

Je zaujímavé poznamenať, že rozpočet projektu je podobný odhadu súčasných nákladov jedného obchodného prvku spoločnosti. Hlavným rozdielom je, že ho tradične pokrýva úplne, to znamená od začiatku do konca. Na druhej strane sa rozpočet obchodnej jednotky tvorí ročne alebo štvrťročne. Pre najefektívnejšiu kontrolu by sa mala rozdeliť na dve zložky: priame náklady a nepriame straty.

Prvý typ rozpočtu je kľúčovým nástrojom riadenia a kontroly pre projektových manažérov, ako aj riaditeľov funkčných oddelení, ktorí sa na ňom zúčastňujú. Patria sem náklady (náklady na dopravu, mzdy atď.) každého, kto sa pripojí k programovému tímu. V tomto prípade každý z predmetov vykonáva samostatné úlohy.

Je potrebné pripomenúť, že pri odôvodňovaní nákladových položiek sa berú do úvahy tieto body:

• náklady na materiály, ktoré sú zakúpené;
• suma vynaložená na výrobu;
• náklady na odchýlky od bežného používania technológie;
• suma vynaložená na uvedenie produktu do prevádzky;
• náklady na dodávky;
• ostatné náklady.

Priame náklady na typ by sa mali uvádzať takto:

• v zlomenej podobe-presne podľa štruktúry projektu na úroveň spustiteľných úloh;
• zahrňte týždenné výdavky na platy zamestnancov, materiály (vyrobené na základe zmluvy alebo zakúpené) a iné pre každú zložku a úlohu projektu strednej hodnoty;
• zahrňte režijné náklady priamo súvisiace s platbou materiálu a práce;
• zhrnúť podľa rôznych úloh vykonávaných zúčastnenými štruktúrami;
• poskytnúť rezervy riadenia (inými slovami, ponechať určitú rezervu nákladov a času len v prípade).

Dôležitosť rozpočtového procesu

Rozpočtovanie projektov vytvára značný tlak na svojich manažérov aj oddelenia. Faktom je, že navrhuje takúto alternatívu: ak splníme rozpočet, potom konáme efektívne, ak ho prekročíme, práca je zle vykonaná.

Táto požiadavka sa však často nevzťahuje na skutočné rozpočtovanie projektu. Faktom je, že rozpočty sa vytvárajú a realizujú pod určitým tlakom z mnohých faktorov, subjektívnych aj objektívnych.

Napríklad projektový manažér, ktorý bol prijatý do zamestnania, je často nútený súhlasiť s rozpočtami vypracovanými a prijatými bez jeho účasti, aj keď sa mu zdajú nereálne. V opačnom prípade môže byť zamestnancovi zamietnutá zmluva. Ak však súhlasí s rozpočtom, ktorý zjavne nespĺňa stanovené termíny, ako aj s dostupnými zdrojmi, potom hneď ako dosiahnutie určitých výsledkov vyžaduje výdavky nad plánované finančné prostriedky, je zamestnanec nútený vysvetliť tento problém napriek skutočnosti, že rozpočet bol pôvodne stanovený na extrémne nízkej úrovni.

Je potrebné pripomenúť, že rozpočtovanie projektov môže byť tiež racionálne. V tomto prípade je účelom rozpočtu predovšetkým stanoviť skutočné náklady na projekt pre spoločnosť. Ak teda projektový manažér prijme rozpočet, ktorý výrazne presahuje 15-20% chybovosť prijateľnú pre fázu odôvodnenia nákladov (informácie z vyššie uvedenej tabuľky), je veľmi pravdepodobné, že situácia sa nebude obmedzovať iba na vysvetlenie štruktúry dôvodov tohto prebytku vrcholovému manažmentu. Zároveň je pravdepodobné, že projektový manažér príde o prácu.

Ako sa tomu vyhnúť?

Aby sa zabránilo takejto situácii, M. Thomsett, americký vedec, navrhuje, aby manažéri tvorili svoje vlastné rozpočty projektov. Zároveň poukazuje na niekoľko dôvodov tohto správania:

• Ste zodpovední za podávanie správ o budúcich nákladoch na projekt a schopnosť minúť svoj rozpočet. To bude nemožné, ak budete pracovať s vopred stanoveným rozpočtom.
• Ako projektový manažér by ste mali byť lepší ako ostatní zamestnanci v tom, aby ste presne vedeli, koľko konkrétny projekt stojí. Rozpočet, ktorý ste nastavili, sa považuje za peňažne merateľný cieľ. Mal by vás uspokojiť podľa nasledujúcich parametrov: umožniť zmerať úspešnosť projektu a byť spôsobom, ako zmerať kompetencie manažéra(teda vás).
• V rozpočtových položkách by ste mali urobiť určité predpoklady. Je to mimoriadne dôležité, ak zohrávajú úlohu budúce odôvodnenia konkrétnych výdavkov. Je potrebné dodať, že predpoklady sa porovnávajú s možnosťami pre súčasné obdobie, pričom sa neberú do úvahy možné komplikácie. Až keď budete mať možnosť presne porovnať na tejto úrovni, rozpočtový proces bude fungovať v súlade s plánovaným plánom.

Príprava, sledovanie a realizácia finančného plánu

Je potrebné vedieť, že rozpočty projektov sa tvoria, monitorujú a realizujú oddelene od finančného plánu jednotiek zapojených do podnikania, spoločnosti ako celku.

Existujú na to dôvody:

• Projekty nemajú vlastnosť opakovania. Rozpočty oddelení a divízií sa tvoria každoročne. Často sa prehodnocujú každých šesť mesiacov alebo častejšie. Projekty ukončujú svoju existenciu bezprostredne po ich realizácii. Faktom je, že doba implementácie programu nie je viazaná na fiškálny rok. Revízia rozpočtu je nežiaduca. Výnimkou sú prípady, keď sa v pôvodnej verzii zistia hrubé chyby alebo s prudkou zmenou prostredia (v ňom sa implementuje konkrétny projekt).
• V rukách manažéra-priama kontrola plnenia rozpočtu. Stojí za zmienku, že finančné plány oddelení a divízií spravidla závisia od vzťahov, ktoré sa vyvíjajú medzi niekoľkými službami: exekučné oddelenie poskytuje nákladový limit jednému alebo druhému oddeleniu na základe informácií poskytnutých iným oddelením; rozhodnutia o personáli a systéme však Prijíma vrcholový manažment. Projekt naopak využíva rozpočet v súlade s dvoma smermi: využívanie tých zdrojov, ktoré sú k dispozícii (úspechy a personál), sú už k dispozícii a rozpočet oddelenia a obmedzené využívanie externých zdrojov, ktoré sú dočasne priťahované. Prijatie ďalšieho zamestnanca má v každom prípade za následok fixné náklady; ďalšia jednotka personálu pre projekt spravidla využíva sily, ktoré sú už v službe k dispozícii.
• Úspech plnenia rozpočtu priamo súvisí s bezchybným dodržiavaním akčného plánu projektu, ako aj s harmonogramom využívania zdrojov. Závisí to aj od toho, ako dobre manažér naplánoval implementáciu každej fázy, ako aj od toho, či zamestnanci zúčastňujúci sa projektového tímu dodržiavajú stanovený harmonogram. Ak sa realizácia konkrétnej etapy alebo práce ako celku oneskorí z dôvodu potreby napríklad ľudských alebo časových zdrojov, ako sa pôvodne určilo, nejako to nepriaznivo ovplyvní rozpočet, to znamená vo forme zvýšenie nákladov na realizáciu projektu.

Takéto pravidlá, aspoň v prípade ideálnej situácie, by mali používať manažéri všetkých služieb spoločnosti, ktorí majú svoj vlastný rozpočet. Stojí za to vedieť, že každý z nich je zodpovedný za absenciu prekročenia rozpočtovej úrovne, a teda za prekročenie finančných prostriedkov. V praxi však toto pravidlo prísne dodržiava iba menšia časť firiem. Na druhej strane iba niektoré spoločnosti umožňujú riaditeľom oddelení priradiť úroveň rozpočtu, ktorá je skutočne potrebná pre projekt realizovaný na oddelení.

Verejné súťaže, rokovania a dohody

ďalej je vhodné zvážiť vrcholnú fázu projektu: organizáciu tendrov, špeciálne platformy, ako aj uzatváranie dohôd o spolupráci a partnerstve.

Tender by sa mal chápať ako súťažná ponuka, počas ktorej sa realizuje výber dodávateľov obchodovateľných výrobkov a služieb. Komunálne a štátni zákazníci , vykonávať svoju činnosť v rámci 44-FZ "o zmluvnom systéme v oblasti obstarávania tovaru, prác, služieb na zabezpečenie štátu. komunálne potreby".

Štátne korporácie, organizácie vykonávajúce regulované druhy činností, prírodné Monopoly pôsobia podľa zákona 223-FZ "o obstarávaní tovaru, prác, služieb určitými druhmi právnych predpisov. subjekty " (napríklad stavebné tendre).

Špeciálne stránky

Obchodné štruktúry pôsobia v rámci súčasnej občianskej legislatívy na území Ruskej federácie. Zverejňujú informácie o svojich plánoch na stránkach tendra. Fyzická aj právnická osoba, ktorá plne spĺňa požiadavky zákazníka a ruskej legislatívy, má právo zúčastniť sa na obstarávaní.

Existujú rôzne ponuky: otvorené (tj pre všetkých účastníkov), napríklad otvorená ponuka, žiadosť o cenové ponuky, elektronická aukcia, žiadosť o návrhy; uzavreté (tj pre obmedzený počet osôb), napríklad obmedzené aukcie a súťaže. Nákupy je možné uskutočniť v elektronickej aj papierovej podobe.

Malo by majte na pamäti, že takáto udalosť si vyžaduje serióznu prípravu, najmä právnu, finančnú a technickú. Je to potrebné na zabezpečenie uplatňovania a plnenia zmluvy. Manažéri by preto mali spočiatku nastaviť svojich zamestnancov na tímovú prácu, pretože konečný výsledok závisí od súdržnosti operácií vykonávaných zamestnancami.

Hlavné etapy realizácie tendra

Schematicky môže byť účasť na takýchto podujatiach reprezentovaná nasledovne: analýza trhu → výber a ďalšie prijatie elektronického podpisu → Registrácia → hľadanie miesta výberového konania → Príprava finančného zabezpečenia → zriadenie osobitného účtu (to je je potrebné pre účastníci obstarávania podľa 44-FZ) → príprava a následné predloženie žiadosti o účasť na obstarávaní → priama účasť na výberovom konaní. Poslednou fázou je samozrejme dosiahnutie výsledku.

Pozrime sa na hlavnú fázu predloženého zoznamu: účasť napríklad na stavebnom tendri. Bude to elektronická aukcia pod 44-FZ. Vo vopred stanovenom čase začne zákazník posudzovať žiadosti účastníkov. Ak sa Vaša žiadosť považuje za prijatú na účasť v aukcii, mali by ste vypočítať minimálnu cenovú hladinu, pre ktorú ste pripravení dodať stavebný výrobok alebo poskytnúť príslušné služby, zorganizovať prácu v rámci tejto ponuky.

Elektronická aukcia prebieha v reálnom čase. Takže do desiatich minút po predložení poslednej cenovej ponuky má účastník právo urobiť svoju vlastnú ponuku online pre "aukčný krok": od 0,5 do 5% nmcc. Inými slovami, krok, ktorý je možné vykonať naraz, by nemal presiahnuť 5% pôvodnej maximálnej ceny dohody o partnerstve (spolupráci) uvedenej v oznámení.

V súlade s výsledkami aukcie sa vypracuje protokol. Po ukončení aukcie sa začína fáza posudzovania ďalších častí žiadostí.

Záver

Zvážili sme teda kategóriu rozpočtovania: účel a typy rozpočtu, fázy projektu. Okrem toho sme podrobnejšie analyzovali hlavnú fázu. Stojí za zmienku, že tender môže vyhrať aj začiatočník. Ako to implementovať do praxe?

Elektronické obchodovanie predpokladá prítomnosť zákazníkov, teda peňazí. Ponuka však vylučuje vzťahy neformálneho plánu. Neexistuje spôsob, ako súhlasiť. V prípade nesplnenia podmienok stanovených v zmluve môžete stratiť dohodu, prísť o peniaze a tiež vynechať príležitosť zúčastniť sa iných aukcií z dôvodu diskvalifikácie. Začiatočníci často porušujú tieto pravidlá kvôli banálnej nepozornosti.

Na začiatok by ste sa mali dostať do rúk tendrov, ktoré neobsahujú prísne pravidlá. Napríklad na aukcii obchodného plánu. Až potom je vhodné pristúpiť k serióznym tendrom, ktoré sú upravené právnymi predpismi o obstarávaní v súlade s 44-FZ a 223-FZ. Hlavnou podmienkou víťazstva nie je nič iné ako pozornosť. V prvom rade musíte myslieť na kvalitu práce, a nie na výšku dohody.

Predstavte si, že ste nakoniec vyhrali. Máte zmluvu vo svojich rukách. Bude spoločnosť schopná nájsť ďalšie kapacity a sily na jej splnenie bez problémov? A ak nie, , koľko peňazí sa vynaloží na prijímanie zamestnancov alebo prenájom vybavenia? Zostane zmluva zisková?

Je potrebné pripomenúť, že medzi chyby uchádzačov patria napríklad porušenie termínov, nepozorné štúdium dokumentácie, pokusy o účasť na mnohých tendroch súčasne, poruchy technického plánu, ponuky so stratou. To všetko môže viesť k nepriaznivým následkom. Preto je potrebné vopred varovať všetky tieto nedostatky.