Elektronická správa dokumentov: výhody a nevýhody, podstata systému, spôsoby implementácie

Stále viac spoločností prechádza na elektronickú správu dokumentov, ktorá zahŕňa použitie rôznych programov na vytváranie a ukladanie dokumentov. Organizácia zároveň nemá archív obsahujúci papierové kópie dokumentov. Elektronická správa dokumentov má mnoho výhod, vďaka ktorým podnikatelia radi upustia od používania papierovej dokumentácie. Ale aby ste na to prešli, musíte nainštalovať špecializovaný softvér na pracovné počítače a tiež vymenovať zodpovedného zamestnanca, ktorý sa bude zaoberať týmto tokom dokumentov.

Koncepcia elektronickej správy dokumentov

Je zastúpená modernou metódou práca s rôznymi dokumentáciami. V priebehu činnosti absolútne akejkoľvek organizácie existuje veľa rôznych dokumentov, ktoré musia byť neustále vytlačené a uložené v samostatnej miestnosti po dlhú dobu.

Ak má podnikateľ alebo spoločnosť riadne vyhotovený elektronický podpis, ktorý osvedčuje dokumenty v elektronickej podobe, nie je potrebné túto dokumentáciu tlačiť na papier.

Výhody elektronickej správy dokumentov

Prechod na elektronickú dokumentáciu certifikovanú EDS má mnoho výhod. , je to kvôli prítomnosti mnohých pozitívnych parametrov, že čoraz viac podnikateľov prechádza na túto metódu správy dokumentácie. Najprv by ste však mali zhodnotiť výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov. Na hlavné výhody zahŕňať:

• operatívne vyhľadávanie potrebnej dokumentácie sa vykonáva z dôvodu kompetentného štruktúrovania a spoľahlivosti skladovania;
• štruktúra toku dokumentov je centralizovaná;
• všetky dokumenty je možné ukladať elektronicky na rôzne médiá a dokonca aj na vzdialené servery, takže aj v prípade požiaru v kancelárii sa nemusíte obávať, že dôjde k zničeniu akejkoľvek dôležitej dokumentácie.;
• všetky dokumenty sú ľahko registrované a schválené;
• všetky príspevky sú podpísané na základe ich zasielania prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov, čo šetrí značné množstvo času a úsilia zamestnancom akéhokoľvek podniku;
• v prípade potreby môžete vytvoriť kópiu požadovaného dokumentu za niekoľko sekúnd;
• audit je výrazne zjednodušený, pretože sa vykonáva v elektronickej podobe a na tieto účely je tiež možné pozvať najatých odborníkov, ktorí získať dokumentáciu prostredníctvom elektronických kanálov.

Výhody elektronických systémov správy dokumentov sú významné a nepopierateľné, ale pred prechodom na ne je potrebné vyhodnotiť negatívne aspekty každého systému.

Nevýhody systému

Výhody implementácie elektronického systému správy dokumentov sú nepopierateľné, ale tento proces má určité nevýhody. Patria sem nasledujúce body:

• je povinné zaregistrovať elektronický digitálny podpis, na vytvorenie ktorého sa vypláca veľké množstvo finančných prostriedkov;
• ak partneri neprešli na správu elektronických dokumentov, nie je možné používať elektronické dokumenty;
• , veľa peňazí a času sa vynakladá na inštalácia ďalších softvér a najímanie spoľahlivého zamestnanca, ktorý sa zaoberá udržiavaním všetkej elektronickej dokumentácie;
• zatiaľ neboli stanovené žiadne prísne jednotné formáty takéhoto toku dokumentov;
• mnoho protistrán a kupujúcich je podozrivých z používania elektronických dokumentov podpísaných EDS.

Preto musí každý podnikateľ najprv študovať výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov, aby mohol správne a aktuálne riešenie.

Príčiny vývoja

Výhody elektronickej správy dokumentov sú početné a významné. To vedie k tomu, že sa neustále vyvíja a zavádza do práce rôznych podnikov, ktoré sú nielen komerčné, ale aj štátne. Medzi hlavné predpoklady jeho efektívneho a nepretržitého rozvoja patria:

• Stanovuje možnosť jeho uplatňovania v daňovej legislatíve. Niektoré druhy daňových priznaní je možné podávať výlučne v elektronickej podobe. Týka sa to správ o poistnom prevedenom do dôchodkového fondu pre zamestnancov, ako aj vyhlásenia o dani z príjmu pre 3 osoby prevedenej na federálnu daňovú službu pre každého zamestnanca podniku. Dokonca aj správa SSV-M pre všetkých zamestnancov spoločnosti sa predkladá elektronicky, ak organizácia zamestnáva viac ako 25 ľudí. Niektoré spoločnosti sú preto jednoducho nútené prejsť na elektronickú dokumentáciu, pretože aj tak musia vydávať EDS.
• Medzi hlavné výhody elektronickej správy dokumentov patrí možnosť jej fixácie v účtovníctve. Na základe federálneho zákona č. 402 primárne účtovná dokumentácia môže byť vytvorený nielen v papierovej podobe, ale aj v elektronickej podobe, ak je možné ho podpísať elektronickým podpisom.
• Efektívny vývoj tohto toku dokumentov v súdnych konaniach sa začal v roku 2017. Teraz musí byť každé rozhodnutie súdu zverejnené v otvorených zdrojoch. Okrem toho majú všetky firmy a jednotlivci možnosť podať sťažnosť alebo sťažnosť elektronicky, čo si vyžaduje EDS. Elektronický podpis preto vydávajú nielen veľké spoločnosti, ale aj jednotlivci.
• Vývoj elektronických technológií prebieha rýchlo, takže teraz má takmer každý prístup na Internet, čo výrazne zjednodušuje proces komunikácie s ostatnými ľuďmi a zástupcami vládnych agentúr.

Preto možno tvrdiť, že používanie takejto správy dokumentov je čoraz viac žiadané.

Ďalšou významnou výhodou

Mnoho spoločností navyše spolupracuje s podnikmi nachádzajúcimi sa v iných regiónoch alebo krajinách, takže pri elektronickej správe dokumentov je oveľa jednoduchšie vymieňať si rôzne dokumenty. To vám umožní výrazne zvýšiť predajné trhy a nadviazať kontakty s priamymi výrobcami.

To je ďalšia významná výhoda elektronickej správy dokumentov. Zlepšenie kvality riadenia sa pozoruje od prvého dňa zavedenia vhodného systému.

Ako nakupovať?

Vedúci podniku spočiatku hodnotí výhody a nevýhody elektronického systému správy dokumentov. Ak sa rozhodne o jeho zavedení do spoločnosti, vykonajú sa na tento účel tieto kroky:

• Koná sa valné zhromaždenie akcionárov, na ktorom sa hlasuje o implementácii tohto systému.
• Ak je rozhodnutie kladné, príslušný príkaz vydá riaditeľ spoločnosti.
• Odporúča sa vypracovať interný regulačný akt upravujúci pravidlá používania elektronickej dokumentácie.
• Vyberie sa podpis, ktorý sa použije v procese podpisovania rôznych dokumentov.
• Ak je vybraný jednoduchý podpis, pripojí sa na základe kódov a hesiel, ako aj iných prostriedkov a prístup k nemu je obmedzený, preto je vymenovaná konkrétna osoba, ktorá sa bude zaoberať elektronickou dokumentáciou.
• Certifikačné centrum je vybrané. Je zastúpená špecializovanou organizáciou, zaoberá sa elektronickou správou dokumentov. Je dôležité vybrať si spoločnosť, s ktorou bude výhodné a pohodlné spolupracovať. Je potrebné vopred odhadnúť náklady na ponúkané služby, ako aj rôzne funkcie, ktoré je možné využiť počas spolupráce. Určuje sa, akú zodpovednosť nesie vybrané centrum za rôzne chyby, ktoré sa môžu vyskytnúť v procese elektronickej správy dokumentov.
• Pripravujú sa dokumenty, na základe ktorých sa uzatvára zmluva s vybraným centrom.
• Zmluva s vybranou organizáciou je opásaná. Potom centrum vytvorí a vydá svojmu klientovi certifikát kľúča EDS.
• V práci organizácie existuje priama implementácia elektronickej správy dokumentov. Za týmto účelom sa všetky papierové dokumenty prevádzajú do elektronickej podoby a zavádza sa postup výmeny elektronickej dokumentácie.

Faktúry je možné vystavovať elektronicky, najskôr by ste sa však mali uistiť, že použitie takejto dokumentácie bude pre protistranu výhodné. Je to spôsobené tým, že spoločnosť musí mať technické prostriedky na spracovanie týchto dokumentov.

Výber EDS

Je dokonca zahrnutá do výhod elektronickej správy dokumentov, aby sa znížili náklady na prípravu mnohých papierových dokumentov. Ale v každom prípade budete musieť počas prechodu vynaložiť určité výdavky. Súvisia s návrhom elektronického podpisu používaného v procese kontroly elektronickej dokumentácie.

EDS môžu byť prezentované v nekvalifikovanej alebo kvalifikovanej forme.

Prihlásiť sa

Vykonáva sa pomocou kryptografickej transformácie údajov, pre aké je použitie špeciálneho kľúča, ktorý má vlastník EDS k dispozícii. Je dôležité vopred sa rozhodnúť, kto presne v spoločnosti podpíše elektronické papiere.

Pomocou takéhoto podpisu môžete po podpísaní zistiť rôzne úpravy vykonané v dokumentácii.

Kvalifikovaný

Za týmto účelom spoločnosť dostane špeciálny certifikát obsahujúci overovací kľúč EDS. Na vytvorenie takéhoto podpisu sa berú do úvahy požiadavky uvedené vo federálnom zákone č. 63.

Zvyčajne sa takýto EDS používa vo veľkých spoločnostiach, ktoré sa snažia zachovať obchodné tajomstvo, a preto vďaka vylepšenej kvalifikovanej EDS bezpečnosť elektronických dokumentov.

Po výbere konkrétneho typu elektronického podpisu sa uzavrie dohoda s vybraným certifikačným centrom.

Pravidlá implementácie systému v práci spoločnosti

Výhody elektronickej správy dokumentov v porovnaní s papierom sa považujú za nesporné, ale často v procese jej implementácie v práci organizácie existujú určité ťažkosti. Pravidlá tohto procesu preto zahŕňajú:

• je zabezpečené. Spočiatku je špecialista, ktorý bude prekladať papierové dokumenty do elektronickej podoby, menovaný príkazom vedúceho.;
• na každom pracovnom počítači je nainštalovaný špeciálny softvér, ktorý vám umožňuje podpisovať dokumenty predtým vydaného EDS;
• pri zostavovaní, spracovaní a schvaľovaní rôznych dokumentov sa zohľadňujú základné pravidlá kancelárskej práce, ktoré sa vzťahujú aj na papierové dokumenty;
• elektronické dokumenty musia mať všetky potrebné údaje, pečate a EDS;
• predpisy spoločnosti môžu obsahovať informácie o tom, ktoré metódy potvrdzovania akcií s týmito dokumentmi sa použijú.

Tento proces sa nepovažuje za príliš komplikovaný, ak je dobre pochopený.

Pravidlá spolupráce s inými spoločnosťami

Každá spoločnosť implementujúca takýto systém vo svojej práci chce používať elektronickú dokumentáciu v spolupráci s hlavnými dodávateľmi. Za týmto účelom by sa pri vypracúvaní dohody s inou spoločnosťou malo do textu dokumentu vložiť ustanovenie, v ktorom sa uvádza, že všetky dokumenty sa budú prenášať prostredníctvom elektronických komunikačných kanálov. Potom je potrebná dokumentácia zostavená a podpísaná predtým vydaným EDS. Všetky prostriedky EDS musia byť certifikované, inak ich nemožno použiť počas práce spoločnosti.

Je oveľa jednoduchšie vytvoriť takýto tok dokumentov s rôznymi vládnymi agentúrami, napríklad s Federálnou daňovou službou alebo PF. Je to spôsobené tým, že takéto organizácie už majú potrebný softvér pre prácu s elektronickou dokumentáciou.

Ako sa ukladajú dokumenty?

Hlavnou výhodou elektronickej správy dokumentov je, že v organizácii sa nevyžaduje pridelenie samostatnej miestnosti určenej na vytvorenie archívu, pretože všetky dokumenty sú uložené na počítačoch, serveroch alebo rôznych elektronických médiách. Napriek tomu by každá spoločnosť mala venovať pozornosť správnemu ukladaniu dokumentácie, aby k nej nemali prístup neoprávnené osoby alebo organizácie.

Pri ukladaní elektronických dokumentov sa berú do úvahy tieto pravidlá:

• nomenklatúra prípadov pre celú spoločnosť je nevyhnutne zostavená a jej vzhľad a obsah závisia od toho, v ktorej oblasti činnosti spoločnosť pôsobí;
• vykonáva sa preskúmanie hodnoty dokumentov;
• , každá dokumentácia je označená o používaní elektronickej správy dokumentov;
• všetky dokumenty musia byť archivované.

Pri zohľadnení týchto pravidiel nebude ťažké kompetentne ukladať dokumentáciu v elektronickej podobe.

Záver

Existuje mnoho výhod elektronickej správy dokumentov. Zlepšenie kvality práce spoločnosti je dôsledkom jej implementácie. Ak to chcete urobiť, je dôležité ak chcete urobiť vhodné rozhodnutie pre vedenie podniku, vyberte certifikačné centrum a vydajte EDS. Na počítačoch je nainštalovaný špeciálny softvér a vykonajú sa potrebné zmeny v miestnych predpisoch spoločnosti.

Pomocou elektronickej dokumentácie je práca spoločnosti výrazne zjednodušená a je zabezpečená ľahká spolupráca s inými firmami a vládnymi organizáciami.