Účtovné doklady sú... Koncepcia, pravidlá registrácie a uchovávania účtovných dokladov. 402-fz "o účtovníctve". Článok 9. Primárne účtovné doklady

Správny dokumentácia pri vedení účtovníctva je veľmi dôležité pre proces formovania účtovné informácie a určovanie daňových povinností. Preto je potrebné zaobchádzať s dokumentmi s osobitnou starostlivosťou.

Špecialisti účtovných služieb, zástupcovia malých podnikov vykonávajúcich nezávislé účtovníctvo by mali poznať hlavné požiadavky na tvorbu, registráciu, pohyb, skladovanie papierov.

Koncepcia dokumentu

Regulačné akty o účtovníctve nezverejňujú pojem dokumentu. Preto stojí za to použiť definíciu, ktorú stanovuje GOST R ISO 15489-1-2007.

Účtovné doklady sú identifikovateľné informácie zaznamenané na hmotnom nosiči, vytvorené, prijaté a uložené jednotlivcom alebo organizáciou ako dôkaz Pri potvrdení obchodnej činnosti alebo zákonných povinností.

Primárne dokumenty sú dokumenty, ktoré obsahujú počiatočné údaje o procesoch a operáciách. Ide o účtovné doklady, ktoré slúžia ako základ pre vykonávanie účtovných transakcií.

Primárne účtovné doklady sú dokumenty, pomocou ktorých sa evidujú skutočnosti hospodárskej činnosti. Tento pojem federálneho zákona "o účtovníctve" upravuje článok.

Hlavnou požiadavkou predloženou na ich zostavenie je, aby boli zostavené, keď je spáchaná skutočnosť hospodárskej činnosti alebo bezprostredne po jej ukončení (ak existuje takáto príležitosť).

Primárne dokumenty

Primárny účtovný doklad musí byť vyhotovený v čase obchodnej transakcie, a ak to nie je možné — ihneď po jeho dokončení.

Hlavné primárne dokumenty sú:

1. Nákladný list vo forme TORG-12.
2. RKO a PKO.
3. Účtovná referencia.
4. Predbežná správa.

Odrody primárnych dokumentov

Žiadny regulačný akt neobsahuje zoskupovanie a klasifikáciu účtovných dokladov. Rozlišujú sa tieto typy účtovných dokladov, ide o dokumenty, ktoré zohľadňujú:

1. Miesta ich zostavovania: vonkajšie a vnútorné.
2. Použité dokumentárne formuláre: nezjednotené (vytvorené v súlade s formulármi, ktoré organizácia nezávisle vyvinula), Zjednotené (vytvorené v súlade s formulármi, ktoré sú obsiahnuté v albume zjednotených formulárov).
3. Typy informačných médií: elektronické a papierové.
4. Objem údajov: súhrnný a primárny.
5. Druh záväzkov, účtovné oblasti, aktíva: účtovanie hotovostných transakcií, účtovanie časového rozlíšenia a vyplácanie miezd, účtovanie MPZ, účtovanie OS, iné podobné.

Formy primárnej účtovnej dokumentácie

Registrácia účtovných dokladov v účtovníctve je v prvom rade použitie jednotných a nezávisle vyvinutých formulárov. Používanie mnohých zjednotených od roku 2013 nie je povinné.

Všetky primárne formuláre musia byť schválené vedúcim organizácie. Nasledujúce sú v súčasnosti povinné na použitie:

1. Účtovanie služieb nákladnej dopravy (272-P vlády).
2. Podľa účtovníctva práce, jej platba (1-P Goskomstat).
3. Podľa účtovníctva hotovostných transakcií (88-P Goskomstat, 3210-v banke Ruskej federácie).

, štandardný formulár sa poskytuje aj pre platobný príkaz. V procese registrácie jednotných formulárov je povinné vypĺňanie účtovných dokladov, konkrétne všetkých poskytnutých grafov (riadkov. Ak nejaké informácie chýbajú, do príslušného stĺpca by sa mala umiestniť pomlčka.

Je potrebné poznamenať, že používanie účtovných dokladov, ktoré v súčasnosti nie sú povinné, sa v organizáciách stále používa. Vzhľadom na vnútorné potreby podniku je možné tieto formuláre dokončiť. Môžu byť vhodnejšie a pohodlnejšie na stanovenie konkrétnych ekonomických opatrení. Môžete napríklad odmietnuť použitie tlačových podpier a značiek na prednej a zadnej strane.

Schválenie primárnych účtovných dokladov

Organizácie sú povinné schvaľovať použité primárne tlačivá (4 ods. 1/2008-PBU). Je dôležité mať na pamäti, že jednoduchý odkaz na album zjednotených foriem nebude stačiť.

V účtovných zásadách by sa mali uvádzať konkrétne typy dokumentov z albumov, ktoré bude organizácia používať, ako aj zoznam osôb, ktoré majú právo podpisovať primárne dokumenty.

Formuláre môžu byť schválené aj inými miestnymi predpismi. Napríklad príkazom schvaľujúcim formy primárnych účtovných dokladov. Účtovné zásady by mali obsahovať odkaz na takúto objednávku.

Povinné údaje o účtovných dokladoch

402-FZ upravuje požiadavky na povinné údaje primárnych účtovných dokladov. Celkovo existuje sedem takýchto detailov:

1. Dátum prípravy dokumentu.
2. Názvu.
3. Názov hospodárskeho subjektu, ktorý dokument zostavil.
4. Obsah skutočností o hospodárskej činnosti.
5. Hodnota peňažného alebo prirodzeného merania (s mernými jednotkami).
6. Názov pozícií osôb zodpovedných za transakciu.
7. Podpisy s prepismi zodpovedných osôb.

Niektoré dokumenty, ktoré nie sú primárnou dokumentáciou, sa môžu použiť ako také.

Ak organizácia odráža náklady na nájomné, potom takéto účtovné doklady sú akty a prenájom. v článkoch 611 a 622 Občianskeho zákonníka sa ustanovuje, že v takom prípade musia byť vypracované dvojstranné akty o prijatí a prevode zodpovedného predmetu. Ak vezmeme do úvahy článok 753 Občianskeho zákonníka, primárnymi dokumentmi môžu byť akty jednostrannej povahy.

Registrácia dokumentácie v účtovníctve

Je dôležité zvážiť špeciálne prípady, s ktorými sa často stretávame pri vytváraní dokumentácie.

Odmietnutie používať pečate. Hlavným účelom pečate je potvrdiť podpis doručený zodpovednou osobou. Od roku 2015 sa od podnikov nevyžaduje pečať. Informácie o pečati by sa mali odraziť v charte organizácie (82-FZ). Pečať je potrebná iba v prípadoch stanovených federálnymi predpismi.

Musí byť uvedený na týchto dokumentoch: osvedčenia o dvojitom sklade, akty o výskyte pracovných úrazov, dokumenty predložené colným orgánom, plná moc, ktorá vám umožňuje zastupovať záujmy právnickej osoby na súdoch.

Pečať nie je povinnou požiadavkou, ale jej prítomnosť môže byť zabezpečená formou primárneho účtovného dokladu, ktorý schvaľuje vedúci podnikateľského subjektu.

Dokumenty vyhotovené v a cudzí jazyk. Dokumenty môžu byť prijaté na registráciu výlučne v ruštine. Ak je dokument napísaný v inom jazyku, musí existovať preklad do ruštiny a musí byť riadok po riadku. Osvedčenie prekladu sa nevyžaduje, s výnimkou prípadov stanovených Haagskym dohovorom:

1. Merače bez rubľa v primárnych účtovných dokladoch. Údaje o nákladoch v účtovných dokladoch sa môžu prejaviť v bežných jednotkách, v mene, v rubľoch.
2. .

402-FZ umožňuje registráciu primárnych dokumentov hospodárskymi subjektmi nielen v papierovej, ale aj v elektronickej podobe.

Elektronický dokument musí obsahovať všetky povinné údaje stanovené pre účtovné doklady, ako aj elektronický podpis.

Elektronické podpisy sa dodávajú v troch variantoch-jednoduché, vylepšené nekvalifikované, vylepšené kvalifikované. Podľa ministerstva financií je možné použiť ktorýkoľvek z týchto troch podpisov.

, plná moc na podpisovanie primárnych účtovných dokladov

Zamestnanec organizácie má právo podpísať, ak je vypracovaný jeden z nasledujúcich dokumentov:

1. Plná moc na podpis primárneho (185-189 článkov Občianskeho zákonníka).
2. Objednávka na právo urobiť podpis.

V porovnaní s príkazom, ktorý dáva právo podpísať, môže byť splnomocnenie vydané aj osobám, ktoré nie sú zamestnancami organizácie. Na základe dohody strán možno na podpísanie primárnych dokumentov použiť fax (článok 160 Občianskeho zákonníka).

Harmonogram správy dokumentov v účtovníctve

Rozvrhom toku dokumentov sa rozumie popis, ktorý môže mať formu tabuľky alebo diagramu, postupy na vytváranie, presúvanie, spracovanie, ukladanie účtovných dokladov. Harmonogram môže byť schválený ako príloha k účtovným zásadám alebo ako miestny regulačný akt. V druhom prípade by účtovná politika mala obsahovať odkaz na tento zákon.

, plán toku dokumentu musí nevyhnutne odrážať:

1. Podmienky, počas ktorých sa dokumenty musia vydávať, prenášať, spracovávať, uchovávať.
2. Pozície osôb zodpovedných za operácie uvedené v harmonograme toku dokumentov (105-P Ministerstva financií).

Časopis účtovníctva primárnej dokumentácie

Vedenie takéhoto denníka je skôr pravidlom racionálnej správy dokumentov ako účtovníctva. To je potrebné pre evidencia účtovných dokladov-prichádzajúce a odchádzajúce primárne doklady. Odborníci odporúčajú viesť podobný denník v prípadoch, keď sa účtovníctvo vykonáva bez použitia špecializovaných účtovných programov.

Napríklad pri použití 1C je možné vygenerovať a vytlačiť protokol dokumentácie hneď, ako je to potrebné. V registri príjmových dokladov sa teda zobrazia dokumenty dodávateľov a v registri pokladničných dokladov dokumentácia o pokladnici podniku.

Účtovníctvo, na rozdiel od daňového účtovníctva, umožňuje odraz skutočností hospodárskej činnosti v neprítomnosti primárnych účtovných dokladov, ale iba ak sú aj tak prijaté neskôr.

V takom prípade by sa skutočnosti hospodárskej činnosti mali premietnuť do účtovníctva s použitím odhadovanej hodnoty. Keď príde dokument, nie je obrátený. Je potrebné upraviť iba dátum jeho prijatia.

Tento prístup je regulovaný 21/2008-PBU, 119n-P Ministerstva financií, AKPI16-443-R slnka.

Výnimkou z tohto postupu sú dokumenty týkajúce sa sprostredkovateľských transakcií. Sprostredkovateľ je povinný previesť všetku dokumentáciu. V prípadoch, keď je správa o dokončenej transakcii vykonaná s predpokladom chýb alebo nepresností, príkazca môže mať právo namietať do 30 dní odo dňa jej prijatia (999, 1008 článkov Občianskeho zákonníka).

Uchovávanie a likvidácia účtovných dokladov

Poradie primárneho skladovania je určené 558-P Ministerstva kultúry. Celková doba uchovávania dokumentácie v súlade s 402-FZ "O účtovníctve", Článok 9 je 5 rokov. Vedúci podniku je zodpovedný za organizáciu ukladania dokumentácie.

Niektoré dokumenty sa musia uchovávať dlhšie:

1. O nadobudnutí hnuteľného majetku-najmenej 10 rokov.
2. Pre transakcie s nehnuteľnosťami-na dobu neurčitú.
3. Výkazy výplaty Dividend a cestovné osvedčenia pre služobné cesty v regióne Ďalekého severu - 75 rokov.

Ak uplynula doba uchovávania interných účtovných dokladov, môžu byť zničené. O možnosti zničenia by mala rozhodovať odborná komisia vytvorená každý rok alebo konajúca trvalo. Na základe výsledkov činnosti takejto komisie musí byť vypracovaný akt, ktorý odráža zoznam dokumentov, ktoré sa majú zničiť.

Spoločnosť môže dokumentáciu zlikvidovať samostatne alebo jej prevodom na špecializovaná organizácia na tento účel.

Zodpovednosť za primárne skladovanie

Pokuty sa poskytujú za hrubé porušenie požiadavky na účtovníctvo a finančné výkazníctvo. Jedným z najhrubších dokumentov je absencia povinných primárnych účtovných dokladov, účtovných registrov, účtovných výkazov a audítorského stanoviska hospodárskeho subjektu.

Ak sa takéto porušenia zistia, pokuty sa ukladajú v týchto sumách:

1. Úradníci-5-10 tisíc. rubeľ.
2. Opakované porušenie úradníkmi – 10-20 tisíc. Ruble alebo diskvalifikácia na 1-2 roky.