Čo je primárna dokumentácia v účtovníctve? Definícia, typy, vlastnosti a požiadavky na vyplnenie

Účtovné oddelenie každého podniku sa zaoberá primárnym vykazovaním. Zoznam primárnej dokumentácie v účtovníctve obsahuje niekoľko povinných dokladov. Každá z nich súvisí s fázami obchodného procesu. Ak zamestnanci organizácie nie sú zapojení do údržby primárnej dokumentácie v "1C: Účtovníctvo", spoločnosť čaká na hmatateľné sankcie.

Čo to je?

Účtovanie primárnej dokumentácie v účtovníctve je prioritnou úlohou. Všetky činnosti vykonávané v tomto smere upravuje federálny zákon "O účtovníctve". Takže v prvom odseku deviatej kapitoly sa hovorí, že akékoľvek riadne vykonané a potvrdené riadiacim dokumentom odrážajúcim rôzne epizódy hospodárskej činnosti spoločnosti možno pripísať primárnej dokumentácii. Mimochodom, tieto epizódy sa nazývajú:

• prijímanie peňazí za tovar alebo služby poskytované podnikom;
• prevod finančných prostriedkov na prijatý tovar.

Okrem povinného zoznamu primárnej dokumentácie v účtovnom oddelení teda existuje aj ďalšie. Zvyčajne sa zostavuje na žiadosť vedenia spoločnosti. A zadávajú do nej formuláre, ktoré obsahujú informácie o kompenzáciách, ktoré nemajú finančný základ.

Vlastnosti práce s primárnou dokumentáciou v účtovníctve

Prvá vec, ktorú by ste mali venujte pozornosť, to je, že všetky formy "sú primárne" mali by byť spojené aj s prevodom finančných prostriedkov. Preto nie je potrebné zahrnúť do tohto zoznamu plnú moc na dokumenty na stiahnutie.

Skladovanie tohto typu cenných papierov sa vykonáva najmenej päť rokov od dátumu podpisu. Počas daňových kontrol inšpektor vyžaduje primárnu dokumentáciu na obdobie jedného až troch rokov. Dokumenty s dlhším termínom je teda možné odoslať do archívu na uloženie. Po piatich rokoch môžu byť úplne zlikvidované. Ničenie "z primárneho" sa vykonáva v súlade s vnútornou chartou spoločnosti a právnymi predpismi krajiny. Tento postup je pomerne komplikovaný a časovo náročný. Preto mnohé podniky udržiavajú "primárny" pokiaľ je miesto v účtovnom oddelení. Doba uchovávania dokumentov v archíve v Rusku nie je obmedzená.

Zoznam

Aby ste pochopili, čo je primárna dokumentácia v účtovníctve, musíte vedieť, aké typy dokumentov obsahuje. Treba pripomenúť, že hovoríme o cenných papieroch súvisiacich s pohybom finančných prostriedkov. Tu je zoznam toho, čo je zahrnuté v primárnej dokumentácii v účtovníctve:

1. Zmluva.
2. Fakturačné údaje.
3. Peňažné a komoditné príjmy.
4. Prísne formuláre na podávanie správ.
5. Zákon.
6. Faktúra.

Podrobnejšie informácie o každom z týchto primárnych dokumentov sú uvedené v nasledujúcich odsekoch.

Zmluva

Táto položka spôsobuje veľa kontroverzií medzi zamestnancami účtovného oddelenia. Faktom je, že primárna dokumentácia v účtovnom oddelení by sa mala v každom prípade uchovávať, ale zmluvy sa niekedy vyrovnávajú s právnikmi alebo dokonca v personálnom oddelení. Ale je tu ďalšia strana mince. Koniec koncov, je to zmluva, ktorá je základ pre uskutočnenie transakcie súvisiacej s peňažnými tokmi.

Konto

Tento formulár sa vzťahuje na primárnu dokumentáciu v účtovníctve. Každý účastník obchodného procesu vie, čo je faktúra. Tento dokument je v skutočnosti základom pre prevod finančných prostriedkov na prijaté tovary alebo služby. Ak jedna zo strán akceptuje účet, znamená to, že ticho súhlasí s vykonaním transakcie. Môže obsahovať aj informácie týkajúce sa dohody dosiahnutej skôr. Na faktúre sú uvedené nielen tieto údaje, ale aj postup vrátenia finančných prostriedkov v prípade tejto potreby.

Konosament

Tento dokument je jedným z najjasnejších predstaviteľov primárnej dokumentácie v účtovníctve. Faktom je, že v ňom je uvedený úplný zoznam tovaru dodaného Kupujúcemu. V tomto prípade hovoríme o hotových výrobkoch aj surovinách. Nákladný list je vyhotovený v neobmedzenom počte kópií. Tento bod nemá jasnú reguláciu a v skutočnosti je založený iba na tom, koľko strán potrebuje tento druh dokumentu. To znamená, že toľko účastníkov transakcie by sa malo poskytnúť toľko kópií. Je potrebné pripomenúť, že platné sú iba tie formuláre s podpisom zodpovednej osoby. V tejto situácii sa nevyžaduje pečať alebo pečiatka.

Potvrdenie o prijatí

Spracovanie primárnej dokumentácie v účtovnom oddelení zabezpečujú bežní zamestnanci tohto oddelenia. Najčastejšie dostávajú osvedčenia o vykonaných prácach (služby) ako doklad o potvrdení. , Tento dokument, ako je jasné z jeho názvu, zostaveného po poskytovanie služieb alebo vykonávanie prác. Akt prijatia a prevodu podpísaný bilaterálne sa považuje za platný. Existujú prípady, keď jedna z protistrán odmietne dokument schváliť. V tejto situácii môže byť formulár certifikovaný iba jednou stranou, , ale za predpokladu, že pri podpise sú prítomní pozorovatelia. Okrem základných informácií môže akt prijatia a prenosu obsahovať údaje objasňujúceho alebo objasňujúceho charakteru. Spravidla sa vkladajú do špeciálne vytvoreného. Pokiaľ ide o pozorovanie pečate, je to vždy vítané, ale ak nie je žiadny dojem, papier to neznehodnotí. Je potrebné poznamenať, že pri vedení primárnej dokumentácie v účtovnom oddelení by sa mal zákon odrážajúci pohyb operačného systému spoločnosti pripísať aj zoznamu primárnych dokumentov.

Vyhlásenie o vyrovnaní

Tento typ primárnej dokumentácie odráža peňažný tok medzi podnikom a jeho zamestnancami. Okrem sumy istiny tabuľka platov, zahŕňa všetky bonusy a kompenzácie. Certifikátorom vyhlásenia v tejto situácii je hlavný účtovník spolu s vedúcim podniku. Aby bol dokument platný a mohol nadobudnúť účinnosť, je potrebné ho podpísať pečaťou. Ak sa tak nestane, formulár sa môže považovať za neplatný. Stojí za zmienku, že v dvoch vyššie uvedených dokumentoch nie je táto pečať povinná.

Pokladničné doklady

Tento zoznam obsahuje nasledujúce formuláre:

• príjmový príkaz,
• výdavkový príkaz,
• pokladničná kniha.

Táto primárna dokumentácia obsahuje najkompletnejšie informácie pokiaľ ide o peňažný tok. Hotovostné príkazy sú rozdelené do niekoľkých typov. Takže najčastejšie v práci účtovníctva sa používajú KO-1, KO-2 a KO-4. Odrážajú všetky fakty o hospodárskom živote organizácie. Počas daňovej kontroly sú teda inšpektori na ne najnáročnejší. Okrem týchto typov existujú formy KO-3 a KO-5. Tretí je register hotovostných príkazov a piaty zohľadňuje pohyb hotovosti v podniku. Inšpektori spravidla venujú týmto typom primárnej dokumentácie oveľa menšiu pozornosť. Pokiaľ ide o ich skladovanie a registráciu, tieto procesy sa vykonávajú v súlade so všeobecným postupom.

Oddelenie v závislosti od fázy transakcie

Každá transakcia je rozdelená do troch etáp. A každý z nich zodpovedá konkrétnej dokumentácii.

Po prvé, strany sa vždy dohodnú na podmienkach transakcie. V tomto okamihu uzatvárajú zmluvu a vystavujú faktúry za platbu. Potom jedna zo strán prispieva na požiadanie. A na potvrdenie toho je platiteľ povinný poskytnúť podporné doklady. Ak boli prostriedky odoslané z bežného účtu, musí sa predložiť výpis. Ak sa platba uskutoční v hotovosti, potvrdenie sa vykoná poskytnutím hotovostných potvrdení, prísnych formulárov na vykazovanie alebo potvrdení. Poslednou fázou akejkoľvek transakcie je poskytovanie plateného tovaru alebo služieb. Tento moment musí byť potvrdený aktom dokončeného práce (služby) alebo nákladný list, ak hovoríme o rôznych druhoch výrobkov.

Požiadavky na plnenie

Pre správnu správu dokumentov nestačí len vedieť, čo je primárna dokumentácia v účtovníctve. Je dôležité vziať do úvahy základné požiadavky na jeho vyplnenie. Po prvé, každá forma by mala mať svoje vlastné meno. Navrhovateľ dokumentu je tiež povinný uviesť dátum vytvorenia tohto výkazníctva a Názov spoločnosti. Podnik znamená dodávateľa, dodávateľa alebo kupujúceho. Bankové údaje, Iniciály úradníkov a názov operácie sú tiež zobrazené v samostatných stĺpcoch primárnej dokumentácie v účtovnom oddelení. Každý vie, aký je názov operácie, ale stojí za to pamätať, že táto hodnota musí byť nevyhnutne vyjadrená v kvantitatívnej forme. Posledným momentom vypracovania tohto druhu dokumentov je podpis a pečať zodpovedných osôb.

Vykonávanie úprav

Pri práci s veľkým počtom dokumentov sa zamestnanci často dopúšťajú chýb. Je potrebné ich opraviť podľa pravidiel stanovených zákonom. Existujú dva typy úprav:

1. Pre prísne podávanie správ. Ak je potrebné vo formulári vykonať malú úpravu, zodpovedná osoba je povinná prečiarknuť nesprávnu čiaru tenkou čiarou a na ňu uviesť správny záznam. Na potvrdenie pravosti vykonaných úprav je potrebné napísať na papier "Veriť opraveným" a osvedčte formulár podpisom a pečaťou úradníka. Ak dokument nie je možné opraviť bod po bode, zodpovedná osoba je povinná prečiarknuť nesprávne nakreslený formulár z rohu do rohu tenkou červenou čiarou. Mala by sa uviesť aj značka "Zrušiť". Po vytvorení správnej inštancie je zakázané zničiť chybnú inštanciu.
2. Pre neprísnu dokumentáciu. V takom prípade sa poškodená forma zničí a vytvorí sa papier so správne zadanými informáciami.

Stojí za to vedieť, že prečiarknutie by sa malo robiť iba veľmi tenkou čiarou. Ak zamestnanec prečiarkne text takým spôsobom, že sa stane nečitateľným, je to veľmi hrubá chyba.